Ablauforganisatorisch (Organizational Process)

(English version below)

Im SCRM-Reifegradmodell wird zwischen zwei Hauptdimensionen differenziert. Diese umfassen „aufbauorganisatorische Aspekte“ und „ablauforganisatorische Aspekte“ (siehe Reifegradmodell). Die ablauforganisatorische Hauptdimension bildet die Dimensionen „Transparenz“, „Identifikation und Bewertung“, „Maßnahmensteuerung“ sowie „Kontrolle und Dokumentation“ und „Kommunikation und Berichterstattung“ ab. Die Dimension Transparenz lässt sich in die Dimensionen „Transparenz über die Wertschöpfungsprozesse“, „Informationen über Lieferanten“ sowie in „Visualisierung der Supply Chain“ untergliedern. Mit der „Identifikation und Bewertung“, als zweite Dimension der ablauforganisatorischen Hauptdimension wird der Fokus auf die ersten beiden Prozessschritte des SCRM-Ablaufs gelegt. Die Dimension „Maßnahmensteuerung“ fokussiert auf den dritten Schritt des SCRM-Prozessablaufs und umfasst die Kategorien „Anstoß von SCRM-Maßnahmen“ und „Umgang mit Notfällen“, wohingegen sich die Dimension „Kontrolle und Dokumentation“ mit dem vierten Schritt des SCRM-Prozessablaufs befasst. Sie beinhaltet neben der Kategorie „Kontrollmaßnahmen“ die „Dokumentation der Supply Chain-Risiken und der getroffenen SCRM-Maßnahmen“. Der letzten Dimension der ablauforganisatorischen Hauptdimension „Kommunikation und Berichterstattung“, sind die Kategorien „Kommunikation“ sowie „Risikobericht und Berichterstattung“ zugeordnet.

Nachfolgend werden die einzelnen Reifegrade beschrieben, welche in Experteninterviews identifiziert und charakterisiert wurden.

The SCRM maturity model differentiates between two main dimensions. These include “organizational aspects” and “operational aspects” (see maturity model). The latter, the main operational aspects, covers the dimensions “transparency”, “identification and evaluation”, “action management”, “control and documentation”, and “communication and reporting”. The transparency dimension can be further subdivided into “Transparency of value-added processes”, “Information about suppliers”, and “Visualization of the supply chain”. The second dimension of process organizational aspects, “Identification and Evaluation”, focuses on the first two process steps of the SCRM process. The “Action Control” dimension focuses on the third step of the SCRM process flow and comprises the categories “Initiating SCRM measures” as well as “Dealing with emergencies”, whereas the “Control and Documentation” dimension deals with the fourth step of the SCRM process flow. In addition to the “Control measures” category, it includes the “Documentation of supply chain risks and SCRM measures taken”. The last dimension of the main process organizational dimension, “Communication and Reporting” is assigned to the categories, “Communication” and “Risk Reporting and Reporting”.

In the following, the individual maturity levels, which were identified and characterized in expert interviews, are described.

Transparenz (Transparency)

Transparenz über die Wertschöpfungsprozesse (Transparency of the value-added processes)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Die ablaufenden Wertschöpfungsprozesse sind den Abteilungsleitungen in der Regel zu großen Teilen bekannt. Mögliche Folgewirkungen eintretender SC-Risiken sind jedoch überwiegend nicht bekannt.

As a rule, departmental managers are familiar with the value-added processes taking place. However, the possible consequences of supply chain (SC) risks that may occur are largely unknown.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Den Abteilungsleitungen und Mitarbeitern sind die ablaufenden internen Wertschöpfungsprozesse sowie die damit verbundenen Entscheidungsträger im gesamten Unternehmen bekannt. Mögliche Folgewirkungen eintretender SC-Risiken sind überwiegend abschätzbar.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen sind soweit transparent, dass eine verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten existiert. Mögliche Folgewirkungen eintretender SC-Risiken sind somit nachvollziehbar und der verursachenden Abteilung zurechenbar.

The value-added processes in the company are transparent to the extent that costs can be allocated according to their origin. Possible consequences of SC risks are thus well understood and can be allocated to the department that caused them.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Sämtliche ablaufende Wertschöpfungsprozesse werden mit Hilfe entsprechender Software visualisiert. Dabei ist die Software in ein integriertes Managementsystem eingebunden. Des Weiteren sind die prozessualen Anbindungen der Supply-Chain-Partner bekannt.

All value-added processes are visualized using appropriate software. The software is integrated into a comprehensive management system. Furthermore, the process-related connections of the supply chain partners are known.

Informationen über die Lieferanten (Information about Suppliers)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Es werden vereinzelt einfache Listen mit Basisinformationen zu Lieferanten erstellt. Eine Bewertung der Lieferanten findet nicht bzw. nur intuitiv statt.

Simple lists with basic information on suppliers are occasionally created. An official evaluation of suppliers never occurs but is instead noted mentally.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es findet eine einfache Lieferantenbewertung statt. Zudem wird eine umfassende Liste mit Informationen über einen Großteil der Lieferanten erstellt (z.B. Notfallnummern, Entscheidungsbefugnisse, Umsatzvolumen, Lieferqualität etc.). Die Informationen für die Liste werden aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen und entsprechend aggregiert. Ein  Zugriff auf die Informationen der relevanten Mitarbeiter wird sichergestellt.

A simple supplier evaluation takes place. In addition, a comprehensive list with information on a large number of suppliers is created (e.g. emergency numbers, decision-making powers, sales volume, delivery quality, etc.). The information for the list is gathered from different departments and aggregated accordingly. Access to this information for relevant employees is guaranteed.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Als Informationsquelle über die Lieferanten wird sofern möglich zudem auf externe Quellen (Datenbanken) zurückgegriffen. Neben den Lieferanten von Produktionsmaterial werden auch Dienstleister in die Liste aufgenommen (z.B. IT-Dienstleister). Zudem sind die Verträge mit dem Lieferanten an die aktuellen Unternehmensstandards angepasst.

As much as possible, external sources (databases) are also used as a source of information about suppliers. In addition to suppliers of production material, service providers are also included on the list (e.g. IT service providers). Additionally, contracts with suppliers are adapted to current company standards.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Es liegen umfassende Informationen über einzelne Lieferanten vor, so dass vereinzelt ein strukturiertes Lieferantenmanagement vorgenommen wird, beim dem gemeinsam mit dem Lieferanten nach Entwicklungspotentialen und der Verbesserung der Entwicklungsskills gesucht wird. Zudem existiert im Unternehmen ein professionelles Vertragsmanagement.

Comprehensive information on individual suppliers is available, so that a structured supplier management is occasionally carried out, in which development potential and the improvement of development skills are sought together with the supplier. In addition, professional contract management exists in the company.

Visualisierung der Supply Chain (Visualization of the Supply Chain)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Es liegen umfassende Informationen über die direkten Lieferanten vor (z.B. geographische Ansiedlung, Sitz der Produktionsstätte, Umsatz und Kosten der Produkte, etc.). Mögliche Folgewirkungen einer Lieferkettenunterbrechung können somit abgeschätzt werden. (downstream, tier-1)

Comprehensive information on the direct suppliers is available (e.g. geographical location, location of the production site, sales and cost of products, etc.). Possible consequences of a supply chain interruption can thus be estimated. (Downstream, Level-1)

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es findet eine einfache Lieferantenbewertung statt. Zudem wird eine umfassende Liste mit Informationen über einen Großteil der Lieferanten erstellt (z.B. Notfallnummern, Entscheidungsbefugnisse, Umsatzvolumen, Lieferqualität etc.). Die Informationen für die Liste werden aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen und entsprechend aggregiert. Ein  Zugriff auf die Informationen der relevanten Mitarbeiter wird sichergestellt.

A simple supplier evaluation takes place. In addition, a comprehensive list of information on a large number of suppliers is created (e.g. emergency numbers, decision-making powers, sales volume, delivery quality, etc.). The information on the list is gathered from different departments and aggregated accordingly. Access to the information of relevant employees is ensured.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Als Informationsquelle über die Lieferanten wird sofern möglich zudem auf externe Quellen (Datenbanken) zurückgegriffen. Neben den Lieferanten von Produktionsmaterial werden auch Dienstleister in die Liste aufgenommen (z.B. IT-Dienstleister). Zudem sind die Verträge mit dem Lieferanten an die aktuellen Unternehmensstandards angepasst.

As far as possible, external sources (databases) are also used as a source of information about the suppliers. In addition to suppliers of production material, service providers are also included in the list (e.g. IT service providers). The contracts with the supplier are then adapted to the current company standards.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Es liegen umfassende Informationen über einzelne Lieferanten vor, so dass vereinzelt ein strukturiertes Lieferantenmanagement vorgenommen wird, beim dem gemeinsam mit dem Lieferanten nach Entwicklungspotentialen und der Verbesserung der Entwicklungsskills gesucht wird. Zudem existiert im Unternehmen ein professionelles Vertragsmanagement.

Comprehensive information on individual suppliers is available to facilitate supplier management activities that foster development potential and improved development skills. In addition, professional contract management exists within the company.

Identifikation und Bewertung (Identification and Evaluation)

Supply Chain-Risikoidentifikation (Supply Chain Risk Identification)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Die Identifikation von SC-Risiken durch die Abteilungsleitung entspricht den Vorgaben der Geschäftsführung. SC-Risiken werden gelegentlich schriftlich/elektronisch innerhalb der Abteilung am einzelnen Arbeitsplatz festgehalten. Die Identifikation von Risiken erfolgt reaktiv.

The identification of SC risks by departmental management is in-line with the requirements previously set forth by management. SC risks are occasionally recorded in written/electronic form within the department and at individual workstations. Risks are identified reactively.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

SC-Risiken werden innerhalb der Abteilung anhand eines strukturieren Prozesses sowie mit Hilfe von Listen identifiziert. Es wird ein Risikokatalog erstellt, in den die Risiken eingeordnet werden. Die von den Mitarbeitern identifizierten Risiken werden im Rahmen eines Abteilungstreffens besprochen und mögliche Folgewirkungen diskutiert. Der Prozess wird regelmäßig durchgeführt. Die Identifikation von Risiken erfolgt zudem möglichst proaktiv.

SC risks are identified within the department using a structured process and lists. A risk catalog is created in which the risks are classified. The risks identified by the employees as well as possible consequences are discussed at departmental meetings. The process is carried out regularly. Risks are also identified as proactively as possible.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

SC-Risiken werden abteilungsintern sowie abteilungsübergreifend identifiziert und die Folgewirkungen diskutiert. Der Risikokatalog enthält neben internen Risiken auch externe Risiken. Bei sich plötzlich ändernden Risikosituationen kann der Katalog schnell angepasst werden. Soweit möglich, werden SC-Partner mit in den Prozess der Risikoidentifikation aufgenommen. Sofern möglich, werden interne sowie externe Daten zur Identifikation der SC-Risiken herausgezogen.

SC risks are identified within and across departments and the consequences are discussed. In addition to internal risks, the risk catalog also contains external risks. The catalog can be adapted quickly in the event of sudden changes in risk situations. Wherever possible, SC partners are included in the risk identification process. Where possible, internal and external data are further extracted to identify SC risks.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Die Identifikation der SC-Risiken wird regelmäßig durchgeführt. Zudem findet sie in regelmäßigen Abständen losgelöst von vorherigen Arbeiten statt. Eine Übersicht über die möglichen SC-Risiken ist ad-hoc verfügbar. Sofern möglich, werden kennzahlen- und hochrechnungsorientierte sowie indikatororientierte Frühaufklärungssysteme hinzugezogen, um SC-Risiken im weit im Voraus zu identifizieren. 

The identification of SC risks is performed regularly–carried out at regular intervals, independent of previous work. An overview of potential SC risks is available on an ad-hoc basis. Wherever possible, key figure, indicator-oriented, and extrapolation-based early warning systems are used to identify SC risks well in advance. 

Supply Chain-Risikobewertung / Priorisierung (Supply Chain Risk Assessment / Prioritization)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Die Bewertung und Priorisierung von SC-Risiken durch die Abteilungsleitung entspricht den Vorgaben der Geschäftsführung (z.B. Top 10 Risiken, Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmaßes). Die Bewertung von SC-Risiken durch die Mitarbeiter erfolgt nach Erfahrung bzw. hinsichtlich selbst definierter Kriterien nach eigenem Ermessen (i.d.R. ausschließlich qualitativ).

The evaluation and prioritization of SC risks by the department head correspond to the specifications of management (e.g. top 10 risks, assessment of the probability of occurrence, and extent of damage). The evaluation of SC risks by employees is based on experience or, with regard to self-defined criteria, at their own discretion (usually exclusively qualitative).

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es findet eine strukturierte Aufnahme, Bewertung und Priorisierung von operativen SC-Risiken innerhalb einzelner Abteilungen statt. Fest definierte Schwellenwerte bieten einen Orientierungsrahmen. Die Bewertung richtet sich dabei nach vorab bestimmten Kriterien, wie z.B. der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem Schadensausmaß.

A structured recording, evaluation, and prioritization of operational SC risks within individual departments takes place. Firmly defined threshold values provide a framework for orientation. The evaluation is based on previously determined criteria, such as the probability of occurrence and the possible extent of damage.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Neben einer regelmäßigen Bewertung der Risiken werden auch strategische Risiken in den einzelnen Abteilungen bewertet. Es findet zudem ein Austausch mit anderen Abteilungen hinsichtlich der SC-Risikobewertungen statt, so dass wichtige Risiken auch abteilungsübergreifend bewertet werden können. Die Bewertung der SC-Risiken kann bei sich verändernder Risikosituation schnell angepasst werden. Ein Vergleich der Ergebnisse vorheriger Quartale ist möglich. 

In addition to a regular assessment of risks, strategic risks are also evaluated within individual departments. There is an exchange with other departments regarding SC risk assessments, so that important risks can also be assessed across departments. The evaluation of SC risks can be quickly adjusted in the event of a changing risk situation. A comparison of the results of previous quarters is possible. 

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Bei der Bewertung und Priorisierung der SC-Risiken wird in regelmäßigen Abständen versucht, den aktuellen Risikoberichts nicht fortzuschreiben, um nicht dazu zu neigen, mit dem gleichen Blick auf die Vorjahre zu schauen. Neben einer sehr hohen Transparenz existieren hierzu sehr standardisierte Prozesse. Mit Hilfe von Algorithmen wird für jedes Produkt/Teil ermittelt, wie es den Umsatz beeinflusst, um einen Schadensausmaß zu quantifizieren. Zur Bewertung der SC-Risiken liegt ein umfassendes Datenmodell vor, um neben qualitativen auch quantitative Bewertungen vornehmen zu können. Es werden unternehmensspezifische Risiko-Indizes entwickelt und verschiedene Szenarien betrachtet (z.B. mit Hilfe der Monte-Carlo-Simulation). Die hierfür erforderlichen Ressourcen (z.B. Simulationssoftware) werden zur Verfügung gestellt. Sofern relevant, findet eine Abstimmung mit den nachgelagerten SC-Stufen statt. Weiterhin wird versucht, aus den gesamten Performance-Kennzahlen mit Hilfe von Algorithmen Trends abzuleiten; Erkennen von Mustern in der Datenbasis zur präventiven Risikoabschätzung der externen Wertschöpfung (“predictive analysis” z.B. im Hinblick auf möglich ausfallende Lieferanten, zu generieren); innovative Wissensgenerierung aus Big Data.

In the evaluation and prioritization of SC risks, the current risk report should not be updated at regular intervals in order to avoid the tendency to consider results from previous years in this year’s assessment. In addition to a very high level of transparency, there should be highly standardized processes for this purpose. Algorithms are used to determine how each product/part affects sales in order to quantify any extent of damage. A comprehensive data model is available for the assessment of SC risks in order to assess qualitative and quantitative risks. Company-specific risk indices are developed and various scenarios (e.g., the Monte Carlo simulation) are considered. The resources required for this—such as simulation softwares, etc.—are then made available. If relevant, coordination with downstream supply chain (SC) stages takes place. Furthermore, efforts are made to derive trends, using algorithms, from overall performance metrics. These trends include derivations such as the recognition of patterns in the database for preventive risk assessments on external value creators (“predictive analysis” in regard to possible failing suppliers) and innovative knowledge generation from Big Data.

Maßnahmen-Steuerung (Action control)

Anstoß von SCRM-Maßnahmen (Initiation of SCRM measures)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Entscheidungen SCRM-Maßnahmen zu ergreifen, werden überwiegend nach einer kurzen Rücksprache mit den Kollegen aus dem Bauch heraus getroffen.

Decisions to take SCRM measures are made intuitively after brief consultations with colleagues.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Die Entscheidungen SCRM-Maßnahmen zu treffen erfolgen auf Basis strukturierter Vorgaben und nach einem Abgleich mit vorab definierten Kriterien (z.B. Schadenshöhe, Beeinflussbarkeit, Dauer der Maßnahme, etc.).

A decision to take SCRM measures is made on the basis of structured guidelines and after a comparison with previously defined criteria (e.g. extent of damage, influenceability, duration of the measure, etc.)

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die Entscheidung SCRM-Maßnahmen zu ergreifen erfolgt zudem proaktiv (z.B. Vermeidung von Single Sourcing). In Abhängigkeit der Größe und des Ausmaßes des Schadens werden die SCRM-Maßnahmen entsprechend dokumentiert.

The decision to take SCRM measures is also made proactively (while avoiding “single-sourcing”). Depending on the size and extent of the damage, the SCRM measures are documented accordingly.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Es existiert eine konsequente Nachhaltung und Dokumentation der getroffenen Maßnahmen (nach betriebswirtschaftlichem Ermessen). Es findet eine Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. eine Vorher-Nachher-Bewertung zur Beurteilung der getätigten Investition statt. 

There is consistent follow-up and documentation of the measures taken (according to business management discretion). A cost-benefit analysis and a before/after evaluation are carried out to assess the investment made. 

Umgang mit Notfällen (Handling Emergencies)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Entscheidungen SCRM-Maßnahmen zu ergreifen, werden überwiegend nach einer kurzen Rücksprache mit den Kollegen aus dem Bauch heraus getroffen.

Decisions to take SCRM measures are made intuitively after brief consultations with colleagues.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Die Entscheidungen SCRM-Maßnahmen zu treffen erfolgen auf Basis strukturierter Vorgaben und nach einem Abgleich mit vorab definierten Kriterien (z.B. Schadenshöhe, Beeinflussbarkeit, Dauer der Maßnahme, etc.).

The decisions to take SCRM measures are made on the basis of structured guidelines and after a comparison of previously defined criteria (e.g. extent of damage, influenceability, duration of the measure, etc.)

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die Entscheidung SCRM-Maßnahmen zu ergreifen erfolgt zudem proaktiv (z.B. Vermeidung von Single Sourcing). In Abhängigkeit der Größe und des Ausmaßes des Schadens werden die SCRM-Maßnahmen entsprechend dokumentiert.

The decision to take SCRM measures is also made proactively (while avoiding “single-sourcing”). Depending on the size and extent of the damage, the SCRM measures are documented accordingly.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Es existiert eine konsequente Nachhaltung und Dokumentation der getroffenen Maßnahmen (nach betriebswirtschaftlichem Ermessen). Es findet eine Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. eine Vorher-Nachher-Bewertung zur Beurteilung der getätigten Investition statt. 

There is consistent follow-up and documentation of the measures taken (according to business management discretion). A cost-benefit analysis or a before/after evaluation is carried out to assess the investment made. 

Kontrolle und Dokumentation (Control and Documentation)

Kontrollmaßnahmen (Control measures)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Es wird nach eigenem Ermessen eine Kontrolle über die getroffenen Maßnahmen sowie hinsichtlich der Veränderung von Supply Chain-Risiken durchgeführt. 

A check is carried out at the company’s own discretion on the measures taken, as well as on changes in supply chain risks. 

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es existiert ein strukturierter Kontrollprozess über die getroffenen SCRM-Maßnahmen sowie hinsichtlich der Veränderung von Supply Chain-Risiken. Es werden – sofern sinnvoll – physische Kontrolle durchgeführt. Vorhandene Kennzahlen werden gesammelt (z.B. aus der Balanced Score Card) und vor dem Hintergrund des SCRM interpretiert.

A structured control process exists for all applied SCRM measures as well as for the subsequent changes in supply chain risks. Physical controls are performed where appropriate. Existing key figures are collected (e.g. from the “Balanced Scorecard”) and compared with the company’s SCRM history.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Es werden zusätzliche Kennzahlen für das SCRM eingeführt (z.B. Vulnerability Index, oder Supply Chain-Risikoperspektive in der Balanced Scorecard).

Additional measures are introduced for the SCRM (e.g. vulnerability index or a supply chain risk perspective in the “Balanced Scorecard”).

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Es wird sofern möglich versucht, das unternehmensübergreifende SCRM kennzahlengestützt zu kontrollieren. Es wird in regelmäßigen Abständen eine SCRM-Auditierung durchgeführt.

Wherever possible, an attempt is made to control cross-company SCRM using concrete metrics. An SCRM audit is conducted at regular intervals.

Dokumentation der Supply Chain-Risiken und der getroffenen Maßnahmen (Documentation of Supply Chain Risks and Measures Taken)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Die Dokumentation über SC-Risiken bzw. über getroffene SCRM-Maßnahmen erfolgt ausschließlich am einzelnen Arbeitsplatz mit Hilfe einfacher Softwarelösungen (z.B. Excel). 

Documentation of SC risks or applied SCRM measures is carried out exclusively at individual workstations using simple software solutions (e.g. Excel). 

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Die Dokumentation erfolgt zwar individuell mit Hilfe einfacher Software, jedoch können innerhalb der einzelnen Abteilung mehrere Mitarbeiter die Dokumentation einsehen und ggf. ergänzen. Es liegt eine Historie der Daten vor.

Although documentation is done individually with the help of a simple software, several employees within the individual department can view the documentation and, if necessary, supplement it. A history of the data is available.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die Dokumentation über die SC-Risiken sowie über die getroffenen SCRM-Maßnahmen erfolgt strukturiert (Festlegung der Inhalte, Datenherkunft, Häufigkeit, etc.). Innerhalb der Abteilung haben mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Datenbank. Es wird versucht, bestehende Systeme in die Dokumentation zu integrieren (z.B. Daten aus dem ERP-System zu übernehmen).

The documentation on SC risks as well as on the applied SCRM measures is constructed and available (definition of contents, data origin, frequency, etc.). Several employees within the department have access to the database. An attempt is made to document existing systems (e.g. to transfer data from an ERP system).

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Die Dokumentation erfolgt mit Hilfe einer speziellen Softwarelösung, die mit allen relevanten System des Unternehmens verknüpft ist (Informationssysteme für Supply Chain Risikomanagement). Neben den relevanten Abteilungsleitungen und Mitarbeiter kann auch die Geschäftsführung die Dokumentation jederzeit einsehen. Die Dokumentation ist revisionssicher.

Documentation is carried out using a specialized software solution that is linked to all relevant systems in the company (i.e. information systems for supply chain risk management). In addition to the relevant department managers and employees, management can also view the documentation at any time. The documents are tamper-proof.

Kommunikation und Berichterstattung (Communication and Reporting)

Kommunikation (Communication)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Der Ablauf der internen Kommunikation ist den Mitarbeiter zu großen Teilen bekannt. Dennoch erfolgt der Ablauf der Kommunikation einseitig und relativ unstrukturiert.

Employees are largely familiar with internal communication processes. Nevertheless, the communication process is one-sided and relatively unstructured.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Die interne Kommunikation innerhalb der Abteilung ist vorgegeben und mit Aspekten des internen Meldewesens verknüpft. Es werden formell Gesprächsprotokolle erstellt, um wichtige Aspekte festzuhalten. Der Ablauf der Kommunikation ist allen relevanten Mitarbeitern der Abteilung bekannt und erfolgt zwischen der Abteilungsleitung und den Mitarbeitern als auch umgekehrt. Entsprechende Informations- und Kommunikationstechnologien werden in der Abteilungen bereitgestellt.

Internal communication within the department is predetermined and linked to aspects of internal reporting. Minutes of meetings are formally taken to record important details. The course of communication is known to all relevant employees of the department and takes place between department management and employees. Appropriate information and communication technologies are provided to the various departments.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die interne Kommunikation ist abteilungsübergreifend strukturiert vorgegeben. Der Ablauf der Kommunikation ist verschriftlich bzw. allen relevanten Mitarbeitern der Abteilungen bekannt und erfolgt sowohl bottom-up als auch top-down. Es existieren formelle Kommunikationskanäle zur Geschäftsführung.

The internal communication is structured across departments. The communication process is either written down or well understood by all relevant employees within the departments, and the communication moves freely up and down hierarchical structures. There are pre-established formal communication channels to the executive board and management.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Neben der internen Kommunikation ist auch die externe Kommunikation (z.B. mit den Supply Chain-Partnern, Behörden, etc.) formell geregelt. Die Abläufe sind den relevanten Mitarbeitern bekannt. Entsprechende Informations- und Kommunikationsplattformen mit externer Schnittstelle werden bereitgestellt.

In addition to internal communication, external communication (e.g. with supply chain partners, authorities, etc.) is also formally regulated, and the processes are known by relevant employees. Appropriate information and communication platforms with external interfaces are provided.

Risikobericht und Berichterstattung (Risk Report and Reporting)

Reifegrad 1 (Maturity level 1):

Der Risikobericht beinhaltet eine Auflistung wichtiger Risiken, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, geht jedoch nicht über diese hinaus. Die Berichterstattung erfolgt unregelmäßig und variierend an die Geschäftsführung. Die Daten müssen zu großen Teilen manuell zusammengeführt werden.

The risk report contains a list of important risks in order to meet legal requirements but does not go beyond these. The report is submitted to management on an irregular and inconsistent basis. To a large extent, the data must be compiled manually.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Der Risikobericht besteht aus einfachen, aggregierten Visualisierungen (z.B. Auflistung der Top 10 Risiken mit Ampelsystem, Heat Map in Powerpoint-Darstellung). Die Berichterstattung erfolgt in regelmäßigen Abständen an die Geschäftsführung. Die Datenzusammenführung erfolgt zum Teil automatisiert.

The risk report consists of simple, aggregated visualizations (e.g. listings of the top 10 risks with a traffic light system, a heat map in a PowerPoint presentation, etc.). The risk report is then submitted to the Executive Board at regular intervals. Data consolidation is partially automated.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die Berichterstattung ist in das bestehende Berichtssystem integriert (z.B. Quartalsberichte) und umfasst neben der Geschäftsführung sämtliche relevante Abteilungsleitungen als Adressaten, die mit dem Thema SCRM zu tun haben. Sie erfolgt in regelmäßigen Abständen. Der Bericht umfasst neben Abbildungen kurze Erläuterungen und Handlungsempfehlungen. Die Datenzusammenführung erfolgt zu großen Teilen automatisiert.

Reporting is integrated into the existing reporting system (e.g. quarterly reports) and, in addition to the Executive Board, includes all relevant department heads who deal with SCRM. This reporting takes place at regular intervals. In addition to illustrations, the report includes brief explanations and recommendations for action. Data consolidation is largely automated.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Das bestehende Berichtssystem wird um einen Risikobericht ergänzt, der umfassende Informationen zum SCRM bereitstellt. Neben der Entwicklung der Risikokennzahlen beinhaltet der Bericht Handlungsempfehlungen verbunden mit einer Trendanalyse. Es findet eine optimale Integration der Berichterstattung in die bestehenden Managementsysteme statt (z.B. Budgetplanung). Darüber hinaus werden Strukturen geschaffen, um Zwischenberichte, z.B. über getroffene SCRM-Maßnahmen zu nicht vorhergesehenen SC-Risiken, welche durch ein hohes Schadensausmaß gekennzeichnet sind, zu distribuieren.  Alle relevanten Abteilungsleitungen werden in ausgewogener Frequenz über wichtige Änderungen informiert. Die Datenzusammenführung erfolgt zu großen Teilen automatisiert und berücksichtigt dabei die Einbindung externer Schnittstellen/Daten.

The existing reporting system is supplemented by a risk report that provides comprehensive information on SCRM. In addition to developing “key risk figures”, the report contains recommendations for action, combined with a trend analysis. Reporting is fluidly integrated into the existing management systems (e.g. budget planning). In addition, structures are created to distribute interim reports regarding subjects such as “Applied SCRM Measures for Unanticipated SC Risks, Characterized by a High Degree of Damage”.  All relevant department heads are informed about important changes on a frequency basis, equitable for their respective position. Data consolidation is largely automated and takes into account the integration of external interfaces and data.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden.

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