Aufbauorganisatorisch (Organizational structure)

(See English version below)

Im SCRM-Reifegradmodell wird zwischen zwei Hauptdimensionen differenziert. Diese umfassen „aufbauorganisatorische Aspekte“ und „ablauforganisatorische Aspekte“ (siehe Reifegradmodell). Die aufbauorganisatorische Hauptdimension beinhaltet die beiden Dimensionen „Organisatorische Einbindung“ und „Mentale Verankerung“. Während die Dimension „Organisatorische Einbindung“ wiederum die Kategorien „Verantwortlichkeiten und Umfang der Themenbearbeitung“, „Einbezogene Hierarchieebenen und Bekenntnis der Geschäftsführung“ sowie „Integration in bestehende Planungs- und Managementsysteme“ aggregiert, beinhaltet die Dimension „Mentale Verankerung“ die Kategorien „Mitarbeiterkompetenzen, Weiterbildung“ sowie „SCRM-Bewusstsein und Kultur“.

Nachfolgend werden die einzelnen Reifegrade beschrieben, welche in Experteninterviews identifiziert und charakterisiert wurden.

The SCRM maturity model differentiates between two primary elements. These include “organizational aspects” and “operational aspects” (see maturity model). The main organizational structure includes two dimensions: “Organizational Integration” and “Mental Anchoring”. While the “Organizational Integration” element aggregates the categories “Responsibilities and Scope of Topic Processing”, “Involved Hierarchy Levels and Management’s Commitment”, and “Integration into existing planning and management systems”, the “Mental Anchoring” element contains the categories “Employee Competencies and Further Training” and “SCRM Awareness and Culture”.

In the following, the individual maturity levels, which were identified and characterized in expert interviews, are described progressively.

Organisatorische Einbindung (Organizational Integration)

Verantwortlichkeiten und Umfang der Themenbearbeitung (Responsibilities and Scope of Topic Editing)

Reifegrad 1 (Maturiy level 1):

Es werden vereinzelt Abteilungsleitungen als Verantwortliche definiert, die sich mit dem operativen SCRM auseinandersetzen. Diese Abteilungsleitungen befassen sich am Rande ihres Tagesgeschäfts mit dem SCRM. Vereinzelte Mitarbeiter beschäftigen sich gelegentlich, am Rande ihres Tagesgeschäfts mit dem Thema. Dem Thema wird aber nur Beachtung geschenkt, wenn ein negatives Ereignis eingetreten ist.

Occasionally, departmental managers are defined as those responsible for dealing with operational SCRM. These department heads–and, occasionally, some standard employees–deal with SCRM as an integral part of their daily business. However, the topic is only given attention, when a negative event occurs.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es werden vereinzelt Abteilungsleitungen als Verantwortliche definiert, die sich mit dem operativen SCRM auseinandersetzen. Zudem werden in der Abteilung weitere Mitarbeiter der Abteilung einbezogen, die sich mit dem Thema SCRM befassen und dem Verantwortlichen zuarbeiten. SCRM ist fester Bestandteil des Tagesgeschäfts in den Abteilungen. Es beschäftigen sich mehrere Mitarbeiter über mehrere Stunden im Monat mit dem Thema.

Occasionally, department heads are defined as those responsible for dealing with operational SCRM. Other departmental employees can also be involved in SCRM and work with the responsible employee. SCRM is an integral part of daily business in these departments. Several employees will deal with the topic for several hours a month.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

In allen relevanten Abteilungen gibt es Mitarbeiter, die sich mit einzelnen Aspekten des SCRM befassen. Ausgewählte Mitarbeiter beschäftigen sich dabei sehr zeitintensiv mit dem Thema SCRM, um das Thema auszubauen und fortlaufend voranzutreiben. Dabei stimmen sie sich auch mit anderen Abteilungen ab. SCRM ist somit fester Bestandteil des Tagesgeschäfts. Zudem gibt es einen SCRM-Hauptverantwortlichen im Unternehmen, der das Thema aggregiert betrachtet und es unternehmensweit vorantreibt. 

In all relevant departments, there are employees who deal with individual aspects of SCRM. Selected employees deal with the topic of SCRM in a time-consuming manner in order to expand and continuously advance the topic. The employees also coordinate their efforts with other departments. SCRM is thus an integral part of daily business. In addition, there is a main SCRM manager in the company who takes an aggregated view of the topic and promotes it throughout the company. 

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Die Verantwortlichkeiten zum SCRM ziehen sich durch die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation (horizontale als auch vertikale Einbindung). Darüber hinaus ist SCRM fester Bestandteil von Zielvereinbarungen von Führungskräften. Neben der regelmäßigen personellen Besetzung des Themas wird ein interdisziplinäres SCRM-Team gebildet. Dieses setzt sich aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Hierarchien zusammen, die sich regelmäßig zum SCRM austauschen.

SCRM responsibilities extend throughout the entire organizational and operational structure (horizontal and vertical integration). In addition, SCRM is a fixed component of target agreements of executives. In addition to regular staff, an interdisciplinary SCRM team is formed. This team is made up of employees from different departments and hierarchies who regularly exchange SCRM related information.

Einbezogene Hierarchieebenen und Bekenntnis der Geschäftsführung (Involved Hierarchy Levels and Management’s Commitment)

Reifegrad 1 (Maturiy level 1):

Die Geschäftsführung interessiert sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben für einzelne Themenbereiche des SCRM. Das Thema SCRM ist bei einzelnen Abteilungsleitungen angesiedelt. Die Geschäftsführung lässt sich in gesetzlich erforderlichem Ausmaß zum SCRM informieren. Die Berührung mit der Geschäftsführung zu diesem Thema ansonsten außerordentlich gering. (Passivität)

Within the framework of the legal requirements, management is interested in individual SCRM topics. The SCRM topic is the responsibility of individual department heads. Management is informed about SCRM to the extent required by law. The contact with management on this topic is otherwise extremely low. (Passive)

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Das Thema SCRM ist bei mehreren Abteilungsleitungen angesiedelt. Diese setzen sich regelmäßig in einem SCRM-Team zusammen, um sich zu dem Thema auszutauschen. Einzelne Mitglieder der Geschäftsführung zeigen Interesse für das Thema SCRM und fördern einzelne Maßnahmen. Bei SCRM-Treffen nimmt auch gelegentlich die Geschäftsführung teil. (Aktivität)

The topic SCRM has spread to several department heads. These leaders meet regularly in an SCRM team to exchange information on the topic. Individual members of management show interest in SCRM and promote individual measures. Occasionally, the management also participates in SCRM meetings. (Active)

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Das Thema SCRM ist fest sowohl in den einzelnen Abteilungen als auch bei der Geschäftsführung verankert. Diese lässt sich regelmäßig zum Thema SCRM informieren und nimmt an den SCRM-Treffen der Abteilungsleitungen teil. Sie unterstützt entsprechende Maßnahmen in umfassenden Ausmaß. Es liegt ein klares Bekenntnis der Geschäftsführung vor, welches sich durch die Integration des Themas in bestehende Planungs -und Steuerungssystemes sowie in Form von verpflichtenden Richtlinien und angewandten Handbüchern.

The topic of SCRM is firmly anchored both in individual departments as well as within management. Management is regularly informed about SCRM and takes part in SCRM meetings with official department heads. Management supports related, comprehensive, and integrated measures. There is a clear commitment on the part of management, which is reflected in the integration of SCRM elements into existing planning and control systems and in the form of enforceable guidelines and applied manuals.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

SCRM wird als ein Wertschöpfungselement angesehen. Das Thema SCRM ist sowohl in den einzelnen Abteilungen als auch bei der Geschäftsführung fest verankert. Es ist regelmäßig Bestandteil der verschiedenen Zusammenkünfte (z.B. Planungstreffen, Strategietreffen, etc.). Die gesamte Geschäftsführung unterstützt das SCRM im Unternehmen. Es werden umfangreiche Investitionen im Rahmen des SCRM getätigt  (z.B. angewandte SCRM-Software, Schaffen zusätzlicher Mitarbeiterstellen, Inanspruchnahme externer Beratungsdienstleistungen, Zugriff auf externe kostspielige Datenbanken, etc.). Risk-Sharing-Partnern, Supplier-Auswahl und Supplier-Entwicklung werden eine hohe Bedeutung beigemessen.

SCRM is regarded as an element of value creation. The topic of SCRM is firmly anchored both in the individual departments and in management. It is a regular component of meetings (e.g. planning meetings, strategy meetings, etc.) The company’s entire management supports SCRM. Substantial investments are made into SCRM (e.g. applied SCRM software, creation of additional staff positions, use of external consulting services, access to external costly databases, etc.). Great importance is attached to risk-sharing partners, supplier selection, and supplier development.

Integration in bestehende Planungs- und Managementsysteme (Integration into existing planning and management systems)

Reifegrad 1 (Maturiy level 1):

Das Thema SCRM wird als solches erkannt. Eine Einbindung in bzw. Abstimmungen mit anderen Planungs- und Managementsystemen finden jedoch nur sporadisch statt.

SCRM integration should be planned; however, integration into or coordination with other planning and management systems only takes place sporadically.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Das Thema SCRM ist in einzelne bestehende Planungs- und Managementsysteme integriert (z.B. Budgetplanung). Aspekte des SCRM werden daher in die aktiven Steuerungsinstrumente aufgenommen.

SCRM is generally integrated into individual planning and management systems (e.g. budget planning). Aspects of SCRM are therefore included in the active management tools.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Das Thema SCRM ist in mehrere bestehende Planungs- und Managementsysteme integriert, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der wertschöpfenden Tätigkeit stehen (z.B. Budgetplanung, Qualitätsmanagement, Produktionsplanung etc.). Es besteht ein regelmäßiger Austausch von Informationen zwischen den einzelnen Systemen, um Synergien zu erzielen und Doppelarbeit zu vermeiden.

SCRM elements are integrated into several existing planning and management systems which directly relate to the value-adding activities (e.g. budget planning, quality management, production planning, etc.) There are regular exchanges of information between the individual systems in order to achieve synergies and avoid duplication of work.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Das Thema SCRM ist in die Gesamtstrategie des Unternehmens eingebettet. Es ist daher in mehrere bestehende Planungs- und Managementsysteme integriert, die nicht nur in unmittelbarem Zusammenhang mit der wertschöpfenden Tätigkeit stehen, sondern weitere Unternehmensprozesse betreffen (z.B. Personalentwicklung,  Innovationsmanagement, etc.). Aspekte des SCRM werden zudem in der strategischen Entscheidungsfindung berücksichtigt. Neben SCRM-Risiken werden auch  einhergehende Chancen berücksichtigt (Chancenmanagement).

SCRM is embedded in the overall strategy of the company. It is, therefore, integrated into several existing planning and management systems, which are not only directly related to the value-adding activity but that also affect other company processes (e.g. personnel development, innovation management, etc.) Aspects of SCRM are also taken into account in strategic decision-making. In addition to SCRM risks, accompanying opportunities are also taken into account (opportunity management).

Mentale Verankerung (Mental Anchoring)

Die Dimension „Mentale Verankerung“ beinhaltet die Kategorien „Mitarbeiterkompetenzen, Weiterbildung“ sowie „SCRM-Bewusstsein und Kultur“.

The “Mental Anchoring” dimension includes the categories “Employee Competencies and Continuing Education” and “SCRM Awareness and Culture”.

Mitarbeiter-Kompetenzen und Weiterbildung (Employee Competencies and Continuing Education)

Reifegrad 1 (Maturiy level 1):

Der verantwortliche Mitarbeiter erklärt sich bereit, sich mit dem Thema SCRM zu beschäftigen. Die erforderlichen fachlichen Kompetenzen hierzu bringt er bereits mit bzw. eignet sie sich selbst an. Weiterbildungsmaßnahmen werden nur bedingt unterstützt.

A responsible employee agrees to deal with SCRM and either already has the necessary technical skills or is able to acquire them themself. Further training measures are only supported to a limited extent.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Die verantwortlichen Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen werden von den Abteilungsleitungen unterstützt  und gelegentlich zu Weiterbildungsmaßnahmen geschickt, um das Basis-Know-how zu erweitern. Für die Weiterbildungsunterlagen gibt es jedoch nur individuellen bzw. abteilungsinternen Zugang.

Responsible employees within various departments are supported by the respective departmental managers and are occasionally sent to additional training courses to expand their basic know-how. However, there is only individual or departmental access to respective training documents.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Die verantwortlichen Mitarbeiter werden regelmäßig von den Abteilungsleitungen zu Weiterbildungsmaßnahmen geschickt, um das spezifische Fachkenntnisse auszubauen. Es existieren strukturierte Kompetenzentwicklungspläne für die betroffenen Mitarbeiter und ein Informationsaustausch zwischen den Fachexperten wird gefördert. Die Weiterbildungsunterlagen stehen abteilungsübergreifend zur Verfügung.

Responsible employees are regularly sent by the heads of department to further training measures in order to expand their specialist knowledge. There are structured competence development plans for relevant employees and an exchange of information among technical experts is encouraged. The training documents are available across departments.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

Neben der regelmäßigen spezifischen Schulung der betroffenen Mitarbeiter zum Thema SCRM finden unternehmensweite interne (oder externe) Schulungen statt, um sämtliche Mitarbeiter für das Thema Risikomanagement zu sensibilisieren. Weiterbildungsunterlagen sind auf einer professionellen Wissensmanagementplattform hinterlegt und für alle relevanten Personen zugänglich.

In addition to the regular, specific training of employees concerned on the subject of SCRM, company-wide internal (or external) training courses are held to sensitize all employees to risk management. Training documents are stored on a professional knowledge management platform and are accessible to all relevant persons.

SCRM-Bewusstsein und Kultur (SCRM Awareness and Culture)

Reifegrad 1 (Maturiy level 1):

Der Begriff SCRM wird ggf. nicht explizit verwendet, allerdings bestimmen Gedanken bezüglich des Risikos des unternehmerischen Alltags in einzelnen Abteilungen. Es herrscht somit vereinzelt Bewusstsein über SC-Risiken und ihre Folgen. RM und SCRM wird aber nur in einzelnen Abteilungen gelebt. Die Mitarbeiter  wissen nicht genau, wann ein SC-Risiko zu melden ist. Daher basieren Meldungen überwiegend auf Erfahrungswissen und Bauchentscheidungen.

The term “SCRM” may not be used explicitly, but nonetheless, individual departments do think about the concept in other terms, as well as its impacts on daily activities. There is, therefore, sporadic awareness of SC risks and their consequences. However, RM and SCRM is only managed in individual departments. Employees do not know exactly when an SC risk has to be reported. Therefore, reports are mainly based on empirical knowledge and gut-instincts.

Reifegrad 2 (Maturity level 2):

Es herrscht innerhalb der einzelnen Abteilungen eine Wahrnehmung für SC-Risiken. Die Abteilungsleitungen stehen dem Melden von SC-Risiken positiven gegenüber. Sie sind offen für neue auf das SCRM-bezogene Vorschläge. Aufgrund klare Vorgaben (z.B. Vorgabe der Risikobereitschaft durch Schwellenwerte) und der gelebten SC-Risikokultur weisen die Mitarbeiter rechtzeitig auf mögliche SC-Risiken hin. Es werden entsprechende Austausch- und Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Mitarbeitern und der Abteilungsleitung  geschaffen. Die Vorteile des SCRM werden kommuniziert und fördern somit das Bewusstsein und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

There is a general understanding of SC risks within individual departments. The heads of departments have a positive attitude towards reporting SC risks and are open to new SCRM-related proposals. Based on clear guidelines (e.g. setting risk tolerances by means of threshold values), employees point out possible SC risks quickly. Appropriate opportunities for exchange and communication between employees and departmental management are created. The advantages of SCRM are communicated and thus promote awareness and acceptance among employees.

Reifegrad 3 (Maturity level 3):

Es herrscht abteilungsübergreifend eine Wahrnehmung für SC-Risiken. SCRM wird bei der Entscheidungsvorbereitung berücksichtigt. Die Abteilungsleitungen sind offen für neue auf das SCRM-bezogene Vorschläge. Aufgrund der klar definierten Vorgaben weisen die Mitarbeiter rechtzeitig auf mögliche SC-Risiken hin vor allem, wenn sie Auswirkungen auf andere Abteilungen haben können. Die von den Abteilungsleitungen und Mitarbeitern erbrachten Leistungen im Hinblick auf das SCRM werden von der Geschäftsführung positiv wahrgenommen und anerkannt. Die Geschäftsführung schaffen daher Anreize für den positiven Umgang mit SC-Risiken.

There is a cross-departmental perception of SC risks. SCRM is taken into account in the preparation of decisions. Departmental management is open to new SCRM-related proposals. Due to clearly defined guidelines, employees point out possible SC risks promptly, especially if said risks could have an impact on other departments. The SCRM-related services provided by the departmental management and employees are perceived positively and recognized by the management. Management, therefore, creates incentives for the positive handling of SC risks.

Reifegrad 4 (Maturity level 4):

SCRM wird als Wertschöpfungselement gesehen und ist fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Das Bewusstsein für SC-Risiken geht über die Unternehmensgrenze hinaus. Es werden zudem Austausch- und Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Mitarbeitern und den Supply Chain-Partnern geschaffen, die dem Austausch SC-risikorelevanter Informationen dienen. Die SCRM-Kultur wirkt sich auf die vor- und nachgelagerten SC-Stufen aus. Es werden von der Geschäftsführung Anreize zum positiven Umgang mit SCRM geschafften, so werden z.B. die von den Mitarbeitern abgelieferten Informationen  nach Prüfung in das Risikomonitoring in Form von Indikatoren aufgenommen (nachhaltige Einbindung).  Die Geschäftsführung hat ein hohes Bewusstsein für SCRM und stellt daher ausreichend Ressourcen zur Verfügung und treibt einen Ausbau des SCRM voran.

SCRM is seen as an element of value creation and is an integral part of the corporate culture. Awareness of SC risks extends beyond the boundaries of the company. In addition, communication opportunities are created between employees and supply chain partners to facilitate the exchange of supply-chain-risk-relevant information.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden.

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