Nach Abschluss der Auditierung: die Auditierungsbewertung: Kontrolle und Verbesserung (9/9)

Bild: ©iStock.com/Olivier Le Moal

(English version below)

Als Gestaltungsvariablen nach Abschluss der Auditierung stehen die Bewertungen im Vordergrund, um Verbesserungspotenziale aufzuspüren. Neben der Auditierungsbewertung, bei der das Auditierungsprogramm auf seine Wirksamkeit überprüft wird, sollte auch eine Leistungsbewertung der Auditoren sowie des Auditierungsteams vorgenommen werden, um ggf. Optimierungspotenziale in der Abwicklung der Auditierung zu identifizieren.

Die nach Abschluss der SCRM-Auditierung zu beantwortenden Fragen sind daher:

Kontrolle:

Dokumente Wurden alle vom Auditor geforderten Dokumente erstellt bzw. verfügbar gemacht?
  Liegen die geprüften Dokumente/Nachweise in ausreichender Anzahl vor?
  Wurde ein umfassender SCRM-Auditierungsbericht erstellt, der neben dem IST-Zustand auch Verbesserungsvorschläge enthält?
Ablage Wurden alle wichtigen Ergebnisse der SCRM-Auditierung schriftlich gesichert?
  Wurden alle wichtigen Ergebnisse der SCRM-Auditierung elektronisch gesichert?

Bewertung des SCRM-Auditierungs-programms

War die Anzahl der zu prüfenden Standorte angemessen?
  War die Auswahl der Mitarbeiter für die persönlichen Gespräche angemessen?
  War die Anzahl der geführten Gespräche ausreichend?
  War die Auswahl der sonstigen SCRM-Auditierungsmethoden angemessen?
  Wurde eine Leistungsbewertung des Auditors bzw. der SCRM-Auditierungsteams vorgenommen?

Verbesserung:

Verbesserungs-maßnahmen Enthält der finale Auditierungsbericht Verbesserungsvorschläge für das SCRM in zufriedenstellendem Ausmaß?
  Existiert eine Meilensteinplanung für konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des SCRM?
  Wurden Hauptverantwortlichkeiten für die Umsetzung konkreter Verbesserungsmaßnahmen festgelegt?
  Wurden Hauptverantwortlichkeiten für die Überprüfung der umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen festgelegt?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Post audit: The auditing evaluation (monitoring and improvement) (9/9)

After completion of the audit, evaluations are essential to detect potential for improvements. In addition to the auditing evaluation, in which the auditing program is checked for its effectiveness, a performance evaluation of individual auditors and the auditing team should be carried out in order to identify potential areas of optimization in the auditing process.

As such, the requisite questions post completion of the SCRM audit are:

Monitoring and Controls:

Documentation Have all documents required by the auditor been prepared or made available?
  Are the audited documents/evidence available in sufficient quantity?
  Has a comprehensive SCRM audit report, including improvement recommendations as well as a description of the current state, been prepared?

Filing

Were all important results of the SCRM audit secured in writing?
  Were all important results of the SCRM audit secured electronically?
Evaluation of the SCRM audit program
Was the number of sites to be audited appropriate?
  Was the selection of staff for the face-to-face interviews appropriate?
  Was the number of interviews conducted adequate?
  Were the appropriate SCRM auditing methods selected?
  Were the performances of the auditor and SCRM audit teams evaluated?

Improvements:

Improvement Measures Does the final audit report contain a satisfactory number of quality suggestions for SCRM improvements?
  Have milestones for concrete SCRM improvement measures been set?
  Have the key implementation responsibilities of these concrete improvement measures been defined and assigned?
  Have the key responsibilities for the monitoring and maintenance of these implemented improvements been defined?

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Durchführung der Auditierung (8/9): Der Fragenkatalog (Teil c)

Foto: Pixabay (CC0)

(Engish version below)

Der Fragenkatalog (Teil c)

Nachfolgend finden Sie einen Fragenkatalog, der zur Auditierung des SCRM herangezogen werden kann zu den Themen Kontrolle, Kommunikation/ Berichterstattung.

Kontrolle Werden wichtige SCRM-Dokumente in einer zentralen Datenbank ablegt?
  Existiert ein Kontrollprozess für operative Supply Chain-Risiken?
Existiert ein Kontrollprozess für strategische Supply Chain-Risiken?
  Werden wichtige Dokumente von den Verantwortlichen (z.B. Abteilungsleitern) unterschrieben, um die Verbindlichkeit zur erhöhen?
  Werden zum Managen der Supply Chain mehrere Kennzahlen eingeführt?
  Werden die für das Supply Chain Management eingeführten Kennzahlen auch vor dem Hintergrund des SCRM betrachtet?
  Werden zusätzliche Kennzahlen für das SCRM eingeführt?
  Ist eine Historie der wichtigsten Kennzahlen sichergestellt?
  Werden Rückmeldungen von Supply Chain-Partnern, welche einen SCRM-Bezug aufweisen, systematisch behandelt und nachverfolgt?

Kommunikation/ Berichterstattung

Trifft sich ein abteilungsübergreifendes SCRM-Team in regelmäßigen Abständen?
  Wird das Topmanagement regelmäßig über Supply Chain-Risiken informiert?
  Entspricht die Dokumentation der Supply Chain-Risiken externen Vorgaben?
  Entspricht die Dokumentation über getroffene Maßnahmen externen Vorgaben?
  Sind allen betroffenen Mitarbeitern die internen Kommunikationswege im Schadensfall bekannt?
  Sind allen betroffenen Mitarbeitern die externen Kommunikationswege im Schadensfall bekannt?
  Besteht ein angemessener Zugang zu Informationen, die bei der Identifikation oder Bewertung von Supply Chain-Risiken unterstützen können?
 

Steht eine softwaregestützte Lösung zur Verfügung, die eine Eingabe relevanter SCRM-Daten ermöglicht?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit SCRM? Conducting the Audit (8/9): List of questions (part c)

Below is a list of questions that can be used to audit the SCRM, concerning the topics Monitoring and Inspections and Communication and Reporting.

Monitoring and Inspections Are important SCRM documents stored in a central database?
  Are important SCRM documents stored in a central database?
  Is there a control process for operational supply chain risks?
  Is there a control process for strategic supply chain risks?
  Are important documents signed by the responsible persons (e.g. department heads) in order to increase commitment?
  How many and which metrics have been implemented to manage the supply chain?
  Are the supply chain management metrics considered in an SCRM context?
  What additional metrics have been introduced for SCRM?
  Is there an up-to-date historical log of key metrics?
  Is feedback from SCRM-related supply chain partners systematically handled and followed up on?

Communication and Reporting

Does a cross-departmental SCRM team meet at regular intervals?
  Is top management regularly informed about supply chain risks?
  Does supply chain risk documentation comply with external requirements?
  Have all of the applied measures been documented in compliance with external requirements?
  Are all affected employees aware of the internal communication channels in the event of an accident?
  Are all potentially affected employees aware of the available external communication channels in the event of an accident?
  Is there adequate access to information to support the identification and assessment of supply chain risks?
  Is a software-based solution available that allows relevant SCRM data to be entered?

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Durchführung der Auditierung (7/9): Der Fragenkatalog (Teil b)

©iStock.com/3D_generator

(English version below)

Nachfolgend finden Sie einen Fragenkatalog, der zur Auditierung des SCRM herangezogen werden kann zu den Themen Bewertung und Priorisierung und Steuerung.

Bewertung und Priorisierung Werden Supply Chain-Risiken – sofern möglich – qualitativ bewertet?
  Wird eine Bewertung der Supply Chain-Risiken (z.B. Top 10) vorgenommen?
  Ist die Bewertung der Supply Chain-Risiken auf unternehmensinterne Zahlen/ Daten/Fakten gestützt und somit nicht ausschließlich auf Bauchgefühl und/ oder Erfahrungswissen?
  Wird – sofern möglich – bei der Bewertung auf externe Quellen/Datenbanken zurückgegriffen?
  Sind die Folgen der wichtigsten Supply Chain-Risiken überwiegend bekannt?
  Werden Supply Chain-Risiken – sofern möglich – quantitativ bewertet?
  Wird die Bewertung der Risiken laufend überwacht und bei Änderungen aktualisiert?
  Wird die Bewertung der Risiken von mind. einer weiteren Person überwacht (Vier-Augen-Prinzip)?

Steuerung

Findet in regelmäßigen Abständen ein abteilungsinterner Austausch über die getroffenen Maßnahmen zur Reduktion oder Vermeidung von Supply Chain-Risiken statt?
  Findet in regelmäßigen Abständen ein abteilungsübergreifender Austausch über die getroffenen Maßnahmen zur Reduktion oder Vermeidung von Supply Chain-Risiken statt?
  Werden Schwellenwerte für die wichtigsten Supply Chain-Risiken definiert, die bei einer Überschreitung das Einleiten von Maßnahmen zur Folge haben?
  Sind diese Schwellenwerte allen relevanten Mitarbeitern bekannt?
  Werden regelmäßig Maßnahmen zur Reduktion von strategischen Supply Chain-Risiken erarbeitet?
  Wird weitestgehend versucht, auf alternative Lieferanten zurückzugreifen, um ein Single Sourcing zu vermeiden?
  Existieren Pläne oder Checklisten, welche das Vorgehen nach einem eingetretenen Supply Chain-Risiko (z.B. Lieferkettenunterbrechung) beschreiben?
  Sind Verantwortlichkeiten und Befugnisse innerhalb des Unternehmens für verschiedene Supply Chain-Risikoszenarien festgelegt?
 

Sind einzelne Bestandteile des SCRM Inhalt von Zielvereinbarungen der Führungskräfte?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit SCRM? Conducting the Audit (7/9) List of questions (part b)

Below is a list of questions that can be used to audit the SCRM, concerning the topicsEvaluation and Prioritization and Governance and Management.

Evaluation and Prioritization Are supply chain risks assessed qualitatively where possible?
  Was an evaluation of the supply chain risks (e.g. top 10) carried out?
  Is the assessment of supply chain risks based on internal company figures/data/facts and not exclusively on gut-feelings and/or experience?
  Is the assessment based on external sources/databases whenever possible?
  Are the consequences of the most important supply chain risks well understood?
  Are supply chain risks assessed quantitatively, where possible?
  Are the risk assessments continually monitored and updated as changes occur?
  Are risk assessments monitored by at least two people (dual control principle)?

Governance and Management

Are there regular internal departmental exchanges when reducing or avoiding supply chain risks?
  Are there regular internal departmental exchanges regarding the measures taken to reduce or avoid supply chain risks?
  Are there clearly defined key supply chain risk thresholds that trigger response actions if exceeded?
  Are these thresholds well-known among all relevant employees?
  Are measures to reduce strategic supply chain risks regularly developed?
  Are efforts made to use alternative and multiple suppliers as much as possible to avoid single-sourcing?
  Are there plans or checklists in place that outline procedures for after a supply chain risk (e.g. supply chain disruption) has occurred?
  Is the internal responsibility and ownership of different supply chain risk scenarios clearly defined?
  Are individual components of SCRM included in target agreements between managers?

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Durchführung der Auditierung (6/9): Fragenkatalog (Abschnitt a)

Bild: ©iStock.com/Olivier Le Moal

(English verion below)

Nachfolgend finden Sie einen Fragenkatalog, der zur Auditierung des SCRM herangezogen werden kann zu den Themen Transparenz von Supply Chain-Strukturen und Prozessen, Informationen und Abhängigkeiten von Lieferanten und Identifikation.

Transparenz von Supply Chain-Strukturen und Prozessen Sind die wichtigsten, wertschöpfenden Unternehmensprozesse definiert (z.B. von der Entwicklung über die Produktion bis hin zum Vertrieb des Produktes)?
  Besteht eine Zurechenbarkeit von Verantwortlichkeit in diesen operativen Prozessen, d.h. mögliche Risiken und ihre Auswirkungen auf andere Abteilungen sind überwiegend bekannt?

Informationen und Abhängigkeiten von Lieferanten

Existiert eine Auflistung sämtlicher direkt vorgelagerter Lieferanten?
  Sind die wichtigsten Unternehmensdaten (Firmensitz, Produktionsstandorte, Ansprechpartner vor Ort, Handynummern) der direkt vorgelagerten Lieferanten dokumentiert?
  Sind die Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis auf Seiten der Lieferanten bekannt?
  Sind die Wertschöpfungsprozesse der direkt vorgelagerten Lieferanten vollständig bekannt?
  Sind Abhängigkeiten zwischen den vorgelagerten Lieferanten erkannt?
  Werden regelmäßig Informationen über die Lieferanten eingeholt?
  Sind die kritischsten Lieferanten bekannt (Kritische Lieferanten zeichnen sich z.B. durch einen hohen Umsatzanteil aus oder sie liefern Material für eine Vielzahl an Produkten, welches nicht ohne Weiteres ausgetauscht werden kann.)?
  Sind bei einem Ausfall des kritischsten Lieferanten die (finanziellen) Folgen bekannt?
  Wird im operativen Geschäft regelmäßig überprüft, ob bestimmte Fristen auslaufen?
  Wird regelmäßig überprüft, ob Lieferverträge ggf. auf einen neuen Unternehmensstandard überführt werden müssen?
  Werden die Informationen über die Lieferanten regelmäßig mit anderen Abteilungen ausgetauscht?
  Findet alle drei bis fünf Jahre ein Vor-Ort-Besuch der kritischsten Lieferanten statt?
  Existieren strukturierte Vorgaben zur Kommunikation mit den Lieferanten?

Identifikation

Werden operative Supply Chain-Risiken in regelmäßigen Abständen systematisch identifiziert?
  Werden strategische Supply Chain-Risiken in regelmäßigen Abständen systematisch identifiziert?
  Ist ein systematischer Katalog zur Identifikation von Supply Chain-Risiken vorhanden?
  Werden bei der Risikoidentifikation neben unternehmensinternen Risiken auch externe Risiken berücksichtigt?
  Werden die Schnittstellen zu Supply Chain-Akteuren bei der Risikoidentifikation berücksichtigt?
  Besteht die Möglichkeit, neu identifizierte Supply Chain -Risiken kontinuierlich in den Katalog aufzunehmen?
  Werden die Ergebnisse der Supply Chain-Risikoidentifikation am einzelnen Arbeitsplatz schriftlich festgehalten?
  Werden die Ergebnisse der Supply Chain-Risikoidentifikation aus der gesamten Abteilung schriftlich festgehalten?
  Werden Risiken von Supply Chain-Partnern, die negative Auswirkungen für das Unternehmen haben können, bei der Identifikation berücksichtigt?
  Wird die Aktualität der identifizierten Supply Chain-Risiken sichergestellt?
 

Wird die Vollständigkeit der operativen Supply Chain-Risiken sichergestellt?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit SCRM? Conducting the Audit (6/9) – List of questions (part a/c)

Below is a list of questions that can be used to audit the SCRM, concerning the topicsTransparency of supply chain structures and processes, Information and dependencies of suppliers and Identification.

Transparency of supply chain structures and processes Are the most important, value-creating corporate processes defined (e.g. development to production to sales)?
  Is there accountability in these operational processes, i.e. are the potential risks and their impacts on different departments known and addressed?

Information and dependencies of suppliers

Is there a list of all direct upstream suppliers?
  Is the most important company data of the upstream suppliers documented (corporate headquarters, production facilities, local contact persons, cell phone numbers, etc.)?
  Are the supplier contacts with decision-making authority known?
  What are all of the value creation processes of the direct upstream suppliers?
  What are the dependencies between upstream suppliers?
  Have they been properly identified?
  Is information about the suppliers obtained on a regular basis?
  Who are the most critical suppliers (critical suppliers can be characterized as the highest proportion of sales, or as the supplier of the material for the most products which cannot be easily replaced, etc.)?
  If the most critical supplier fails, what are the financial consequences?
  How often does the operational business check whether certain deadlines have/will expire?
  How often are the supply contracts checked to see if they need to be transferred to a new company standard?
  Is information about suppliers regularly shared with other departments?
  Does an on-site visit of the most critical suppliers take place every three to five years?
  Is there a structured guidelines in place for communicating with suppliers?

Identification

Are operational supply chain risks systematically identified at regular intervals?
  Are strategic supply chain risks systematically identified at regular intervals?
  Is there a catalog for the systematic identification of supply chain risks?
  Are external as well as internal corporate risks considered during the identification of risks?
  Are the interfaces with supply chain actors considered during risk identification?
  Is it always possible to add newly identified supply chain risks to the catalog?
  Are the results of the supply chain risk identification from each individual workplace recorded in writing?
  Are the results of the supply chain risk identification from the entire department recorded in writing?
  Are risks from supply chain partners that may have a negative impact on the company considered in the identification process?
  Is the identified supply chain risk list up-to-date?
  Is the operational supply chain risk assessment complete?

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Durchführung der Auditierung (5/9): Festlegen der Auditierungskriterien und -methoden

Bild: ©iStock.com/Duncan_Andison
Bild: ©iStock.com/Duncan_Andison

(English version below)

Bei der Durchführung der Auditierung bilden vorab definierte Auditierungskriterien die Grundlage, die auf den zu auditierenden Prozess bzw. auf das zu auditierende System angewandt werden. Dabei sind regulatorische bzw. gesetzliche, vertragliche als auch freiwillig definierte Anforderungen zu unterscheiden.

Weiterhin sind geeignete Auditierungsmethoden für die Auditierung auszuwählen. Neben Befragungen werden z.B. Checklisten für die Prozessüberwachung sowie Dokumentenanalysen oder Stichproben eingesetzt. Dabei ist zu differenzieren, ob die Methoden „Vor-Ort“, d.h. am Standort der zu auditierenden Organisation, oder „Remote“, d.h. ungeachtet der Entfernung außerhalb der zu auditierenden Organisation durchgeführt werden.

Während der Auditierungen müssen die erzielten Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert und abschließend in einen Auditierungsbericht überführt werden. Dieser sollte neben den Ergebnissen auch die Verbesserungspotenziale enthalten. Darüber hinaus sind während des Auditierungsprozesses die Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Auditierung zu kommunizieren und zu dokumentieren, um dem Auditierungsprinzip Transparenz gerecht zu werden.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit SCRM? Conducting the Audit (5/9): Defining the audit criteria and methods

When performing the audit, pre-defined auditing criteria are used to audit the respective process or system. A distinction must be made between regulatory, statutory, contractual, and voluntary requirements.

Furthermore, suitable auditing methods must be selected for the audit. In addition to surveys, checklists are used for process monitoring, as well as, for example, document analyses and random sampling. A distinction must be made as to whether the methods are carried out “on-site”, i.e. at the location of the audited organization, or “remote”, i.e. any distance beyond the physical bounds of the organization in question.

During the audits, the results achieved must be documented in a comprehensible manner and then  transferred to an audit report. In addition to the results, this should also contain the potential for improvement. In addition, the roles and responsibilities relating to auditing must be communicated and documented during the auditing process in order to comply with the auditing principle of transparency.

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Die Vorbereitungsphase (4/9): Festlegen der Auditierungspolitik, – konfiguration und -berichterstattung

Foto: Pixabay (CC0)

(English version below)

Weiterhin ist im Rahmen der Auditierungspolitik festzulegen, ob Auditierungen in einem längerfristigen Auditierungsprogramm geregelt sind oder ob sie nur bei Bedarf durchgeführt wurden. Letztere werden auch „Ad-Hoc-Audits“ genannt. Eng mit der Auditierungspolitik verbunden ist die Gestaltungsvariable Auditierungskonfiguration, welche die Bereiche Regelmäßigkeit/Häufigkeit, Umfang sowie den Fokus umfasst.

Auch die Ausgestaltung der Berichterstattung sollte vorab verabschiedet werden. Hierbei ist ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem für alle Phasen der Auditierung einzurichten. Das System sollte vor allem die allgemeine Kommunikation zwischen dem Auditor bzw. dem Auditierungsteam und dem/den Hauptverantwortlichen ermöglichen. Um eine uneingeschränkte und vertrauliche Kommunikation sowohl innerhalb des Auditierungsteams als auch innerhalb der Organisation sicherzustellen, müssen allen Beteiligten entsprechende Informations- und Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen. Zudem kann ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem eine effiziente Bereitstellung der Ergebnisse fördern und die Anwendung der nachfolgend beschriebenen Auditierungsmethoden ermöglichen.

Umfang und Ablauf des SCRM-Auditierungsprogramms
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Standorte ausgewählt (z.B. Produktions- oder Vertriebsstandorte)?
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Unternehmensbereiche ausgewählt? (z.B. Logistik, Supply Chain Management, Einkauf, Produktion)
Wurden die SCRM-Auditierungstechniken festgelegt (z.B. Standortbegehung, Anzahl der befragten Mitarbeitern, Beobachtung der Tätigkeiten und der Arbeitsumgebung, etc.)?
Wurde ein Zeitplan für den Ablauf der SCRM-Auditierung aufgestellt (z.B. Reihenfolge, Zeiten und Dauer des Ablaufs einzelner Abteilungen, Genehmigungen und Zugänge)?
Wurde ein Termin für das Kick-off-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurde ein Termin für das Abschluss-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurden Kriterien entwickelt, anhand derer die SCRM-Auditierung abschließend bewertet werden kann?

Kommunikation
Wurden die an der SCRM-Auditierung beteiligten Mitarbeiter über den Auditierungszeitraum informiert?
Wurden die zu prüfenden Standorte und Unternehmensbereiche über die Terminabfolge der SCRM-Auditierung informiert?
Wurden die Kommunikationswege während der SCRM-Auditierung festgelegt?
Wurde festgelegt, welchen Mitarbeitern der finale SCRM-Auditierungsbericht übermittelt werden soll?

Dokumentation
Ist der Zugriff auf alle zu prüfenden Dokumente/Nachweise sichergestellt?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle erforderlichen Dokumente mit Anforderungen (“Muss-Dokumente“) vor?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle ergänzenden Dokumente vor?
Wurden mögliche inhaltliche Überschneidungen mit anderen Auditierungssystemen bedacht, um Doppelarbeit zu vermeiden?
Wurde eine Checkliste für die SCRM-Durchführung für den Auditor erstellt?

Liegen Ergebnisse vorangegangener SCRM-Auditierungen vor?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit SCRM? The preparation phase (4/9): Defining the auditing policy — configuration and reporting

The auditing policy must further specify whether audits are regulated using a longer-term auditing program or whether they are carried out only when required. The latter are referred to as “ad hoc audits”. Closely related to the auditing policies are the design variables of the auditing configuration, which are concerned with regularity/frequency, scope, and focus.

Reporting designs should be agreed in advance. In this regard, a suitable information and communication system should be established for all phases of auditing. The system should primarily enable general communication between the auditor or auditing team and the key person(s) responsible. To ensure unrestricted and confidential communication both within the auditing team and within the organization, appropriate information and communication tools must be available to all parties involved. In addition, an appropriate information and communication system can promote the efficient delivery of results and enable the application of the auditing methods described below.

The requisite questions for the beginning of the SCRM audit are therefore:

Scope and process of the SCRM auditing program
Have the subjects of the SCRM audit (e.g. sales or production departments) been selected?
Have the specific business aspects to be audited (e.g. logistics, supply chain management, etc.) been selected?
Have appropriate auditing techniques been defined (e.g. site visits, employee interviews, job observations, work-environment inspections, etc.)?
Is there a schedule for the SCRM audit process with the sequence, times, and duration of each individual department’s necessary approvals and access procedures?
What is the date of the SCRM audit kick-off meeting?
What is the date of the SCRM audit wrap-up meeting?
Has comparative criteria for the SCRM audit process been developed, which can be used to conclusively evaluate the audit findings?

Communication
Have all involved employees been informed of the SCRM audit schedule?
Have the physical workstations and corporate departments which will be audited been informed of the dates for the SCRM audit?
Are the communication channels for the SCRM audit defined?
Which employees will receive the final SCRM audit report?

Documentation
Is access to all the would be audited documents and details ensured?
Does the auditor have all necessary documents for the SCRM audit?
Does the auditor have any and all supplementary documents for the SCRM audit?
Have possible overlaps in content with other auditing systems been considered in order to avoid duplication of work?
Has a checklist for implementation of SCRM measures been prepared for the auditor?
Are the results of previous SCRM audits available? Where?

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Die Vorbereitungsphase (3/9): Organisatorische Ansiedlung und Zielfestlegung der Auditierung

Bild: ©iStock.com/Olivier Le Moal

(English version below)

Neben den Verantwortlichkeiten (siehe vorangehenden Blogbeitrag) muss zu Beginn die organisatorische Ansiedlung der Auditierung festgelegt werden. Um den Auditierungsprinzipien gerecht zu werden, wird empfohlen, die Auditierung an einer unabhängigen Stelle in der Unternehmensorganisation anzusiedeln, wie z.B. die Einrichtung einer Auditierungsabteilung als Stabsfunktion oder die Integration in eine bestehende Abteilung, wie z.B. die interne Revision.

Auch das Ziel der Auditierung muss in der Vorbereitungsphase festgelegt werden (ISO 2011a, S. 17). Hierbei werden in der Literatur drei Motive für die Durchführung einer Auditierung unterschieden.

 

  • Die Beurteilung der Übereinstimmung mit Normen und Vorgaben
  • Die Beurteilung der Effektivität und Effizienz
  • Das Auffinden von Verbesserungspotenzialen

Die zu Beginn der SCRM-Auditierung zu beantwortenden Fragen sind daher:

Wurde das Ziel der SCRM-Auditierung festgelegt?
Wurde entschieden, ob es sich um eine adhoc-Auditierung oder um eine Auditierung im Rahmen eines wiederholt durchgeführten Auditprogramms handeln soll?
Wurde das SCRM-Auditierungsziel allen Beteiligten kommuniziert?
Wurden die mit der SCRM-Auditierung verbundenen Kosten berücksichtigt? 
Stehen ausreichend Räumlichkeiten zur Durchführung der SCRM-Auditierung zur Verfügung?

Stehen dem SCRM-Auditierungsteam alle erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologien zur Verfügung?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

How to audit the SCRM? The preparation phase (3/9): Organizational location and target setting of the audit

In addition to the responsibilities (see previous blog post), the organizational location of the auditing must be determined before beginning. In compliance with auditing principles, the auditing should be based in an independent office within the company’s structure; this can be achieved via the establishment of a separate auditing department or via integration into an existing department, such as “internal auditing”.

The objective of the audit must also be defined in the preparatory phase (ISO 2011a, p. 17). Here, the literature distinguishes between three motives for conducting an audit:

To assess compliance with standards and specifications

To assess overall effectiveness and efficiency

To identify areas of potential improvement

 Accordingly, the following questions should be answered at the beginning of an SCRM audit:

Was an SCRM Auditing Goal set?
Has a decision been made as to whether this should be an ad hoc audit or part of a continuous auditing process?
Have the SCRM audit objectives been communicated to all stakeholders?
Have all costs associated with the SCRM audit been considered? 
Are sufficient physical independent premises available to carry out the SCRM audit?      
Are all necessary information and communication technologies available to the SCRM audit team?            

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Die Vorbereitungsphase (2/9): Rollen und Verantwortlichkeiten

Bild: ©iStock.com/Duncan_Andison
Bild: ©iStock.com/Duncan_Andison

(English version below)

In der Vorbereitungsphase einer Auditierung sind zunächst Entscheidungen hinsichtlich der Verantwortlichkeiten zu treffen. Die Hauptverantwortung für die Durchführung von Auditierungen wird in der Regel der obersten Leitung zugesprochen, ohne dies näher zu spezifizieren. Vereinzelte Ausnahmen verweisen jedoch an dieser Stelle auf den Vorstand. Die wahrzunehmenden Aufgaben variieren dabei zwischen den einzelnen Normen und Standards. Während sich die einen auf die Einrichtung eines Überwachungsprozesses beschränken, verweisen die anderen auf das Zuweisen der operativen Verantwortlichkeiten sowie das Festlegen und wirksame Umsetzen der Auditierungsziele und -politik. Um die Notwendigkeit der Prozessverbesserung und Effizienzsteigerung zu unterstreichen, sollte die Hauptverantwortung für eine SCRM-Auditierung analog zur Risikomanagement-Auditierung ebenfalls bei der obersten Unternehmensleitung liegen.

Neben der Hauptverantwortung sind der/die Auditierungsverantwortliche sowie ggf. ein Auditierungsteam zu bestimmen. Die Auswahl hat dabei unter Einhaltung der Auditierungsprinzipien, wie Objektivität und Unabhängigkeit, zu erfolgen. Neben den Auditierungsprinzipien sollte der Auditor über gewisse Auditierungserfahrung sowie vor allem über methodisches und fachliches Wissen verfügen. Die strikten Voraussetzungen führen daher in vielen Fällen dazu, dass ein Auditierungsteam gebildet wird, um die Kompetenz vollständig abzudecken. Diese Voraussetzungen lassen sich auch auf eine SCRM-Auditierung übertragen.

Die zu Beginn der SCRM-Auditierung zu beantwortenden Fragen sind daher:

Wurde das Ziel der SCRM-Auditierung festgelegt?
Wurde entschieden, ob es sich um eine adhoc-Auditierung oder um eine Auditierung im Rahmen eines wiederholt durchgeführten Auditprogramms handeln soll?
Wurde das SCRM-Auditierungsziel allen Beteiligten kommuniziert?
Wurde entschieden, wer die Hauptverantwortung für die SCRM-Auditierung übernimmt?
Wurde ein SCRM-Auditierungsverantwortlicher (Auditor) benannt?
Wurde ein den Auditor unterstützendes SCRM-Auditierungsteam zusammengestellt?
Setzt sich das SCRM-Auditierungsteam aus Mitarbeitern unterschiedlicher Funktionsbereiche zusammen?
Wurde bei der Auswahl des SCRM-Auditors berücksichtigt, dass dieser gesonderte Qualifikationsanforderungen erfüllen muss?
Ist die Objektivität des SCRM-Auditors im Hinblick auf die Durchführung und Ergebnisprüfung der SCRM-Auditierung gewährleistet?
Ist die Objektivität des SCRM-Auditierungsteams im Hinblick auf die Durchführung und Ergebnisprüfung der SCRM-Auditierung gewährleistet?
Wurden die mit der SCRM-Auditierung verbundenen Kosten berücksichtigt? 
Stehen ausreichend Räumlichkeiten zur Durchführung der SCRM-Auditierung zur Verfügung?
Stehen dem SCRM-Auditierungsteam alle erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologien zur Verfügung?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Suche in OpenEdition Search

Sie werden weitergeleitet zur OpenEdition Search