MBP 7/16 Maßnahmen und Best Practices zu „Informationen über die Lieferanten“

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(English version below)

„Die Unternehmensdaten gibt ja keiner so publik nach außen, wie sich zum Beispiel die Mitarbeiterzahlen entwickeln, wo eine Fertigung geschlossen wurde oder eine neue aufgebaut wurde; oder dem neuen Kunden, dem geht es schlecht. […] Das sind Informationen, die bekommen Sie […] am Rande mit. […] diese wichtigen Informationen müssen gepflegt werden.“ (Interview – Senior Director Supply Chain Management, Maschinenbau)

Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches SCRM stellt das Thema Transparenz dar. Diese sollte sich zum einen auf die Wertschöpfungsprozesse selbst beziehen, zum anderen sollte sie umfassende Informationen über die Lieferanten bzw. Kunden sowie eine Visualisierung der Supply Chain umfassen.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zulieferer im Hinblick auf möglich auftretende Risiken mit Hilfe von Vorlagen zur Selbsteinschätzung oder intern entwickelte Scoring Verfahren.
  • Führen Sie mindestens einmal pro Woche Telefonkonferenzen mit kritischen Zulieferern durch, um rechtzeitig Probleme aufzudecken, die zu einer Unterbrechung der täglichen Vorgänge führen könnten.
  • Tragen Sie wichtige Informationen über Ihre Lieferanten in einer Übersicht zusammen (z.B. Notfallnummern, Entscheidungsbefugnisse, Umsatzvolumen, Lieferqualität etc.).
  • Führen Sie in regelmäßigen Abständen Lieferantenbewertungen durch.
  • Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Lieferantenauditierung durch, um mögliche Schwachstellen, die zu einer Lieferkettenunterbrechung führen können, bei ihren Liefernaten ausfinding machen zu können.
  • Tragen Sie die Informationen für die Lieferantenliste  aus verschiedenen Abteilungen zusammen und aggregieren sie diese entsprechend, um die Anzahl und Qualität der Informationen zu erhöhen.
  • Stellen Sie einen Zugriff auf die Informationen für die relevanten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen (z.B. Einkauf und Logistik) sicher.
  • Prüfen Sie, ob Sie bei der Überprüfung der Lieferanten auch auf externe Quellen (mit akuellen und zuverlässigen) Angaben zurückgreifen können (z.B. Dun&Bradstreet). 
  • Neben der Lieferantenbewertung, sollten Sie  – sofern sinnvoll – ein sturkturiertes Lieferantenmanagment vornehmen, beim dem gemeinsam mit dem Lieferanten nach Entwicklungspotentialen und der Verbesserung der Entwicklungsskills gesucht wird.
  • Stellen Sie sicher, dass sämtliche Verträge mit Ihren Supply Chain-Partnern auf dem aktuellsten Stand sind (z.B. Preisgestaltung, Informationspflicht durch den Zulieferer bei gravierenden Änderungen, wie z.B. Verlagerung des Produktionsstandortes, Anforderungen an die Nachhaltigkeit, Arbeitsbedigungen).
  • Neben den Lieferanten von Produktionsmaterialien sollten Sie auch sonstige Lieferanten bzw. Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister) in die Informationsliste aufnehmen.
  • Suchen Sie gemeinsam mit dem Lieferanten nach Entwicklungspotentialen. Eine WIN-WIN-Situation fördert die Motivation und erhöht somit das Engagement.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 7/16 Measures and Best Practices for “Supplier Information“

“Nobody gives out company data to the outside world as publicly as either employees associated with a production facility that was closed down or a new one that was set up, or as a new customer, who is not doing well. […] This is information that you get […] on the sidelines. […] this important information must be considered.” (Interview – Senior Director Supply Chain Management, Engineering)

An important prerequisite for successful SCRM is transparency. This should relate to both the value-creation processes themselves as well as the inclusion of comprehensive information about suppliers or customers and a visualization of the supply chain.

In the numerous expert interviews and focus groups with company representatives and scientists for the development of the maturation model, the following measures were identified:

  • Regularly assess your suppliers’ possible risks using self-assessment templates or internally developed scoring procedures.
  • Conduct telephone conferences with critical suppliers at least once a week to identify problems which could lead to an interruption in daily operations well in advance.
  • Compile important information about your suppliers into a collective summary (e.g. emergency numbers, decision-making powers, sales volume, delivery quality, etc.).
  • Carry out supplier evaluations at regular intervals.
  • Carry out a supplier audit at regular intervals to identify possible weaknesses in your delivery dates that could lead to a supply chain interruption.
  • Gather information from different departments and aggregate and organize it in a way to increase the quantity and quality of the information.
  • Ensure that the information is accessible to the relevant employees from different departments (for example, Purchasing and Logistics).
  • Check whether you can also access external sources of information (with up-to-date and reliable details) when reviewing vendors (for example, Dun&Bradstreet).  
  • In addition to vendor evaluations, you should–where appropriate–perform a structured vendor management review in which you work with the vendor to identify development potential and improve growth capabilities.
  • Make sure that all contracts with your supply chain partners are up-to-date (for example, pricing details and the obligations of the supplier to inform you of major changes, such as the relocation of the production site, sustainability requirements, working conditions, etc.).
  • In addition to suppliers of production materials, you should also include other suppliers or service providers (e.g. IT service providers) in the information list.
  • Search for development potential together with the supplier. A Win-Win situation promotes motivation and increases both parties’ commitment.

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Reihen-Hrsg.: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 6/16 Maßnahmen und Best Practices zu „Transparenz über die Wertschöpfungs- Prozesse“

(English version below)

„[…] Transparenz zu schaffen, das ist das A und O.“ (Interview 11 – Director Risk Management, Logistikdienstleiter)

Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches SCRM stellt das Thema Transparenz dar. Diese sollte sich zum einen auf die Wertschöpfungsprozesse selbst beziehen, zum anderen sollte sie umfassende Informationen über die Lieferanten bzw. Kunden sowie eine Visualisierung der Supply Chain umfassen.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Schaffen Sie Transparenz über Ihre Wertschöpfungsprozesse. Wer ist involviert und verantwortlich? Wie laufen die Prozess ab? Was sind kritische Prozessabschnitte?
  • Versuchen Sie, mögliche Folgewirkungen eintretender Supply Chain-Risiken  nachzuvollziehen und der verursachenden Abteilung zuzurechnen.
  • Neben den unternehmensinternen Wertschöpfungsprozessen sollten die Prozessabläufe bei den wichtigsten Supply Chain-Partner zu großen Teilen bekannt sein. Versuchen Sie daher, die Folgen einer Lieferkettenunterbrechung abzuschätzen.
  • Versuchen Sie, die Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen so transparent zu halten, dass eine verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten möglich ist. 
  • Visualisieren Sie die wichtigsten Wertschöpfungsprozesse  mit Hilfe entsprechender Software, z.B. Prozessmodellierung mit ARIS.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 6/16 Measures and Best Practices for “Transparency in the Value-Creation Processes”

“…transparency, that’s the key.” (Interview 11 – Director Risk Management, Logistics Services)

An important prerequisite for successful SCRM is transparency. This should relate to both the value-added processes themselves as well as the inclusion of comprehensive information about suppliers or customers and a visualization of the supply chain.

In the numerous expert interviews and focus groups with company representatives and scientists for the development of the maturation model, the following measures were identified:

  • Create transparency in your value-creation processes. Who is involved and responsible? How do the processes work? What are critical process stages?
  • Try to understand the possible consequences of supply chain risks that could occur, and attribute them to the appropriate department.
  • In addition to the company’s internal value-creation processes, the process flows of the most important supply chain partners should be well understood. Therefore, try to estimate the consequences of a supply chain interruption.
  • Try to keep the value-creation processes in the company transparent enough to allow costs to be appropriately allocated to their source.  
  • Visualize the most important value-creation processes with the help of appropriate software–e.g. process modeling with ARIS.

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 5/16 Maßnahmen und Best Practices zu „SCRM-Bewusstsein und Kultur“

(English version below)

„Das Thema sollte mehr in das Bewusstsein der Entscheider rücken. Es sollte dabei nicht nur kurzfristig, sondern mittel- bis langfristig gedacht werden.“ (Interview – Director Risk Management, Logistikdienstleister)

Durch die Offenheit von Vorgesetzten gegenüber gemeldeten Supply Chain-Risiken oder SCRM-bezogenen Verbesserungsvorschlägen kann ein positiver Umgang mit dem SCRM erreicht und von den Mitarbeitern als wertschöpfend wahrgenommen werden. Diese Form der gelebten Risikomanagement-Kultur geht zudem mit einem Bewusstsein der Mitarbeiter für Supply Chain-Risiken einher.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Etablieren Sie eine risikobewusste Unternehmenskultur, bei der das proaktive Ergreifen von Maßnahmen zur Reduktion von Supply Chain-Risiken begrüsst wird (z.B. durch regelmäßiges Ansprechen von Supply Chain-Risiken und deren Konsequenzen, durch Verfahrens bzw. Verhaltensanweisungen, durch visuelle Unterstützung in Form von Fotos, Schaubildern, Wimmelbild etc.).
  • Unterstützen Sie mit der SCRM-Kultur das Verfolgen der SCRM-Strategie. Zeigen Sie hierzu immer wieder kleine Erfolge auf – oder auch Negativbeispiele.
  • Stellen Sie sicher, dass ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen für den Umgang mit SCRM zur Verfügung stehen und die Bearbeitung nicht als zusätzliche Arbeitsbelastung empfunden wird.
  • Wichtige Voraussetzung für die Übernahme der SCRMVerantwortlichkeit, ist vor allem ein entsprechendes Risikobewusstsein. Stellen Sie dieses entsprechend sicher (z.B. häufige Ansprache des Themas durch Vorgesetzte, Schulungen, Handbücher, Verfahrens- bzw. Verhaltensanweisungen, visuelle Unterstützung in Form von Fotos, Schaubildern, etc.)
  • Fördern Sie den regelmäßigen Austausch von SCRMrelevanten Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen, z.B. durch monatliche Treffen.
  • Kommunizieren Sie die durch den Einsatz von SCRMMaßnahmen erzielten positiven Ergebnisse oder auch die negativen Konsequenzen.
  • Die von den Abteilungsleitungen und Mitarbeitern erbrachten Leistungen im Hinblick auf das SCRM sollten von der Geschäftführung positiv wahrgenommen und (mündlich bzw. schriftlich) anerkannt werden.
  • Definieren und kommunizieren Sie Schwellenwerte, die nicht unter-bzw. überschritten werden dürfen, um ein einheitliches Verständnis von Risiken zu fördern.
  • Versuchen Sie, die von Mitarbeitern gemeldeten Risiken – sofern sinnvoll – nachhaltig einzubinden, z.B. in Form von Indikatoren in das Risikomonitoring. Und geben Sie dem Mitarbeiter zur Motivation eine Rückmeldung.
  • Integrieren Sie Aspekte des SCRM als festen Bestandteil von Zielvereinbarungen von Führungskräften.
  • Versuchen Sie, die SCRM-Kultur auf Ihre Zulieferer auszudehnen (z.B. eine regelmäßige Lieferantenauditierung, welches SCRM-Aspekte beinhaltet, spiegelt die Bedeutung des Themas wider)

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 5/16 Measures and Best Practices for “SCRM Awareness and Culture“

“The issue should be brought to the attention of decision-makers–not only in the short term, but also in the medium and long term.” (Interview – Director Risk Management, Logistics Service Provider)

A positive approach to SCRM requires management’s openness towards suggestions for managing reported supply chain risks in a manner in which employees can see the value that’s being added. This form of a lived risk management culture is also accompanied by an awareness of supply chain risks among employees.

In the numerous expert interviews and focus groups with company representatives and scientists for the development of the maturation model, the following measures were identified: 

  • Establish a risk-conscious corporate culture which welcomes proactive measures to reduce supply chain risks (e.g. by regularly addressing supply chain risks and their consequences, by procedures or behavioral instructions, or by visual aides like photos, diagrams, or hidden objects.
  • Reinforce a pro-SCRM culture that pursues novel SCRM strategies. To this end, frequently highlight small successes or negative examples.
  • Ensure that sufficient human and financial resources are available to deal with SCRM and that the SCRM strategies are not perceived as additional workloads.
  • An important prerequisite for assuming responsibility for SCRM is above all an appropriate awareness of the risks involved. Ensure a relatively ubiquitous awareness-baseline by having upper management frequently address relevant topics, conducting trainings, distributing manuals and procedural or behavioral instructions, and offering visual aides in the form of photos, diagrams, etc.
  • Promote the regular exchange of SCRM-relevant information between the various departments (e.g. through monthly meetings).
  • Communicate the positive results achieved through the use of SCRM measures or the negative consequences of non-compliance.
  • The achievements of department managers and employees with regard to SCRM should be positively acknowledged, orally and/or in writing, by management.
  • Define and communicate thresholds, which should not be exceeded or undercut, in order to promote a common understanding of risks.
  • Where appropriate, try to integrate (as risk indicators) the risks which have been reported by individual employees over a long-term basis, and give the respective employee feedback to motivate them.
  •  Integrate aspects of SCRM as fixed components in the targets set for managerial teams. 
  • Try to extend the SCRM culture to your suppliers (e.g. regular supplier SCRM auditing).

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Reihen-Hrsg.: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 4/16 Maßnahmen und Best Practices zu „Mitarbeiterkompetenzen und Weiterbildung“

(English version below)

„Es ist doch so, dass ein Risikomanager auf der Beliebtheitsskala nicht gerade an oberster Stelle steht. Für die meisten wird das Thema Risikomanagement als „Kann“-Thema oder „Schöngeist“-Thema wahrgenommen.“ (Interview  – Geschäftsführer, Handel)

Als weiterer Erfolgsfaktoren des SCRM lassen sich ausreichende fachliche Kompetenzen der Mitarbeiter im Umgang mit SCRM anführen, ebenso wie die damit einhergehenden Weiterbildungsmöglichkeiten, um z.B. Supply Chain-Risiken richtig analysieren und bewerten zu können.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Trainieren Sie regelmäßig Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die Entscheidungsfähigkeit und Vorgehensweise bei einer Lieferkettenunterbrechung. (Wann ist was an wen zu melden?)
  • Stellen Sie einen Zugang zu SCRM-Unterlagen sicher, die der Weiterbildung der SCRM-Mitarbeiter dienen.
  • Bilden Sie ihre Mitarbeiter regelmäßig (intern bzw. extern) z.B. mit Hilfe von Schulungen weiter, um neue Erkenntnisse im Rahmen des SCRM umsetzen, z.B. Berücksichtigung von Big Data im SCRM oder neue Anforderungen an das SCRM in der Industrie 4.0.
  • Erstellen Sie ein SCRM-Handbuch mit den wichtigsten Informationen, z.B. inkl. der Vorgabe der Risikobereitschaft durch Schwellenwerte.
  • Schaffen Sie strukturierte Wissensmanagementprozessse zum besseren Umgang mit Supply Chain-relevanten Informationen.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 4/16 Measures and Best Practices for “Employee skills and training”

“The fact is, a risk manager is not exactly at the top of the popularity scale. For most people, risk management is perceived as an “optional” or “cosmetic” issue.” (Interview – Managing Director, Trading)

Other factors contributing to the success of SCRM include sufficient professional competence of employees in dealing with SCRM as well as supplying the associated training opportunities: employees should be able to correctly analyze and evaluate supply chain risks. 

In the numerous expert interviews and focus groups with company representatives and scientists for the development of the maturation model, the following measures were identified: 

  • Regularly train your employees on situational decision-making and supply chain interruption avoidance (when to report what and to whom).
  • Ensure access to SCRM documents that are used to train SCRM employees.
  • Train (internally or externally) your employees on a regular basis. Training courses should seek to implement new findings within SCRM, for example, elements of Big Data in SCRM or new requirements for SCRM in Industry 4.0.
  • Create an SCRM manual with the most relevant information, including threshold values of specific risk tolerance.
  • Create structured management processes to better handle supply chain-relevant information.

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Reihen-Hrsg.: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 3/16 Maßnahmen und Best Practices zu „Integration in bestehende Planungs -und Managementsysteme“

(English version below)

„[…] nur wie soll ich einem Kollegen, der die R&D verantwortet, erklären, dass er mir einen Teil seines Budgets abgeben muss, damit ich irgendwelche Maßnahmen ergreifen kann, um ein Problem zu vermeiden, das noch gar nicht da ist?“ (Interview  – Operations Manager, Medizintechnikhersteller)

Sofern die Geschäftsführung in die Thematik SCRM involviert ist und ein Interesse an den Fortschritten aufzeigt, ist die Integration des SCRM in bestehende Planungs- und Managementsysteme, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der wertschöpfenden Tätigkeit stehen (z.B. Budgetplanung, Qualitätsmanagement, Produktionsplanung), für eine effiziente Umsetzung zielführend. Dabei werden einzelne Bestandteile des SCRM als Entscheidungsunterstützungsinstrument genutzt

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Entwickeln Sie eine SCRM-Strategie: Was sind Ihre Kernthemen? Was möchten Sie erreichen? Welche Supply Chain-Risiken können auftreten? Welche Projekte sollten Sie zuerst angehen? Welche finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen stellen Sie dafür zur Verfügung?
  • Gleichen Sie regelmäßig die Unternehmensstrategie und die SCRM-Strategie ab, denn bedenken Sie, dass sichÄnderungen der Untenehmensstrategie auch auf dieSupply-Chain auswirken können.
  • Berücksichtigen Sie bei der Formulierung und Ausgestaltung der SCRM-Strategie die Grundeinstellung der Unternehmensführung gegenüber Supply Chain-Risiken (z.B. risikoavers oder risikofreudig).
  • Integrieren Sie Aspekte des SCRM in bestehende Planungssysteme, z.B. in die Budgetplanung und andere Managementansätze, z.B. Qualiätsmanagement, Nachhaltigkeit. Und stellen Sie sicher, dass dabei Doppelarbeit vermieden wird.
  • Berücksichtigen Sie Aspekte des SCRM in der strategischen Entscheidungsfindung.
  • Versuchen Sie, die kooperativen Ansatz des SCRM auszubauen, z.B. durch detaillierte Auswahl der Zulieferer, gemeinsame Zulieferer-Entwicklung, etc.).
  • Berücksichtigen Sie neben SCRM-Risiken auch einhergehende Chancen (Chancenmanagement).

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 3/16 Measures and best practices for “Integration into Existing Planning and Management Systems”

“[…] but how am I supposed to explain to a colleague in charge of R&D that he has to give me part of his budget so that I can take action to avoid a problem that doesn’t exist yet?“ (Interview – Operations Manager, medical device manufacturer)

SCRM is most efficiently implemented, if management is regularly involved and interested in the SCRM measures and seeks to integrate them into existing planning and management practices (particularly those which add direct corporate value, such as budget planning, quality management, production planning, etc.). Individual components of SCRM can be used as decision support tools.

In the numerous expert interviews and focus groups with company representatives and scientists for the development of the maturation model, the following measures were identified: 

  • Develop an SCRM strategy: What are your core issues? What do you want to achieve? What supply chain risks can arise? Which projects should you tackle first? What financial, time, and human resources should you allocate to them?
  • Regularly align your business strategy with your SCRM strategy as changes in business strategies can also affect supply chains.
  • When formulating and designing an SCRM strategy, take into account the basic attitude of the company management towards supply chain risks (e.g. risk-averse or risk-taking).
  • Integrate aspects of SCRM into existing planning systems, such as budget planning and other management approaches (e.g. quality management and sustainability), and make sure to avoid duplicating tasks.
  • Take SCRM aspects into account in strategic decision-making.
  • Try to expand the collaborative approach of SCRM (e.g. through detailed supplier selection, joint supplier development, etc.).
  • In addition to SCRM risks, potential, associated opportunities should also be considered (opportunity management).

Extract from Schröder, M. (2019): Structured improvement of supply chain risk management. In: Supply Chain Management – Contributions to Procurement and Logistics, Series-Editor: Essig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

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