Nach Abschluss der Auditierung: die Auditierungsbewertung: Kontrolle und Verbesserung (9/9)

Bild: ©iStock.com/Olivier Le Moal

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Als Gestaltungsvariablen nach Abschluss der Auditierung stehen die Bewertungen im Vordergrund, um Verbesserungspotenziale aufzuspüren. Neben der Auditierungsbewertung, bei der das Auditierungsprogramm auf seine Wirksamkeit überprüft wird, sollte auch eine Leistungsbewertung der Auditoren sowie des Auditierungsteams vorgenommen werden, um ggf. Optimierungspotenziale in der Abwicklung der Auditierung zu identifizieren.

Die nach Abschluss der SCRM-Auditierung zu beantwortenden Fragen sind daher:

Kontrolle:

Dokumente Wurden alle vom Auditor geforderten Dokumente erstellt bzw. verfügbar gemacht?
  Liegen die geprüften Dokumente/Nachweise in ausreichender Anzahl vor?
  Wurde ein umfassender SCRM-Auditierungsbericht erstellt, der neben dem IST-Zustand auch Verbesserungsvorschläge enthält?
Ablage Wurden alle wichtigen Ergebnisse der SCRM-Auditierung schriftlich gesichert?
  Wurden alle wichtigen Ergebnisse der SCRM-Auditierung elektronisch gesichert?

Bewertung des SCRM-Auditierungs-programms

War die Anzahl der zu prüfenden Standorte angemessen?
  War die Auswahl der Mitarbeiter für die persönlichen Gespräche angemessen?
  War die Anzahl der geführten Gespräche ausreichend?
  War die Auswahl der sonstigen SCRM-Auditierungsmethoden angemessen?
  Wurde eine Leistungsbewertung des Auditors bzw. der SCRM-Auditierungsteams vorgenommen?

Verbesserung:

Verbesserungs-maßnahmen Enthält der finale Auditierungsbericht Verbesserungsvorschläge für das SCRM in zufriedenstellendem Ausmaß?
  Existiert eine Meilensteinplanung für konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des SCRM?
  Wurden Hauptverantwortlichkeiten für die Umsetzung konkreter Verbesserungsmaßnahmen festgelegt?
  Wurden Hauptverantwortlichkeiten für die Überprüfung der umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen festgelegt?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Die Vorbereitungsphase (4/9): Festlegen der Auditierungspolitik, – konfiguration und -berichterstattung

Foto: Pixabay (CC0)

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Weiterhin ist im Rahmen der Auditierungspolitik festzulegen, ob Auditierungen in einem längerfristigen Auditierungsprogramm geregelt sind oder ob sie nur bei Bedarf durchgeführt wurden. Letztere werden auch „Ad-Hoc-Audits“ genannt. Eng mit der Auditierungspolitik verbunden ist die Gestaltungsvariable Auditierungskonfiguration, welche die Bereiche Regelmäßigkeit/Häufigkeit, Umfang sowie den Fokus umfasst.

Auch die Ausgestaltung der Berichterstattung sollte vorab verabschiedet werden. Hierbei ist ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem für alle Phasen der Auditierung einzurichten. Das System sollte vor allem die allgemeine Kommunikation zwischen dem Auditor bzw. dem Auditierungsteam und dem/den Hauptverantwortlichen ermöglichen. Um eine uneingeschränkte und vertrauliche Kommunikation sowohl innerhalb des Auditierungsteams als auch innerhalb der Organisation sicherzustellen, müssen allen Beteiligten entsprechende Informations- und Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen. Zudem kann ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem eine effiziente Bereitstellung der Ergebnisse fördern und die Anwendung der nachfolgend beschriebenen Auditierungsmethoden ermöglichen.

Umfang und Ablauf des SCRM-Auditierungsprogramms
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Standorte ausgewählt (z.B. Produktions- oder Vertriebsstandorte)?
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Unternehmensbereiche ausgewählt? (z.B. Logistik, Supply Chain Management, Einkauf, Produktion)
Wurden die SCRM-Auditierungstechniken festgelegt (z.B. Standortbegehung, Anzahl der befragten Mitarbeitern, Beobachtung der Tätigkeiten und der Arbeitsumgebung, etc.)?
Wurde ein Zeitplan für den Ablauf der SCRM-Auditierung aufgestellt (z.B. Reihenfolge, Zeiten und Dauer des Ablaufs einzelner Abteilungen, Genehmigungen und Zugänge)?
Wurde ein Termin für das Kick-off-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurde ein Termin für das Abschluss-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurden Kriterien entwickelt, anhand derer die SCRM-Auditierung abschließend bewertet werden kann?

Kommunikation
Wurden die an der SCRM-Auditierung beteiligten Mitarbeiter über den Auditierungszeitraum informiert?
Wurden die zu prüfenden Standorte und Unternehmensbereiche über die Terminabfolge der SCRM-Auditierung informiert?
Wurden die Kommunikationswege während der SCRM-Auditierung festgelegt?
Wurde festgelegt, welchen Mitarbeitern der finale SCRM-Auditierungsbericht übermittelt werden soll?

Dokumentation
Ist der Zugriff auf alle zu prüfenden Dokumente/Nachweise sichergestellt?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle erforderlichen Dokumente mit Anforderungen (“Muss-Dokumente“) vor?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle ergänzenden Dokumente vor?
Wurden mögliche inhaltliche Überschneidungen mit anderen Auditierungssystemen bedacht, um Doppelarbeit zu vermeiden?
Wurde eine Checkliste für die SCRM-Durchführung für den Auditor erstellt?

Liegen Ergebnisse vorangegangener SCRM-Auditierungen vor?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

MBP 16/16 Maßnahmen und Best Practices zu „Risikobericht und Berichterstattung“

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„Diese Berichterstattung ist Bestandteil bestehender Quartalsberichte.“ (Interview  – Corporate Risk Manager, Pharmaindustrie)

Die Dokumentation stellt einen weitere Erfolgsfaktoren für das SCRM dar. Demnach sollte auch dem Risikobericht und der Berichterstattung Bedeutung beigemessen werden.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Stellen Sie eine Berichterstattung in regelmäßigen Abständen sicher.
  • Legen Sie die Addressaten und den Umfang der Berichterstattung fest. Neben der Geschäftsführung sollte der Risikobericht sämtliche relevante Abteilungsleitungen als Addressaten umfasssen, die mit dem Thema SCRM zu tun haben.
  • Definieren Sie einen Prozess, um Zwischenberichte, z.B. über getroffene SCRM-Maßnahmen zu nicht vorhergesehenen Supply Chain-Risiken, welche durch ein hohes Schadensausmaß gekennzeichnet sind, zu distribuieren.
  • Versuchen Sie die Datenzusammenführung für die Berichterstattung zu großen Teilen zu automatisieren.
  • Binden Sie die Berichterstattung möglichst in das bestehende Berichtssystem ein (z.B. Quartalsberichte).
  • Der Bericht sollte neben Abbildungen kurze Erläuterungen und Handlungsempfehlungen umfassen.
  • Nehmen Sie neben der Entwicklung der Risikokennzahlen Handlungsempfehlungen verbunden mit einer Trendanalyse in den Bericht auf.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

 

MBP 14/16 Maßnahmen und Best Practices zur „Dokumentation der Supply Chain-Risiken und der getroffenen Maßnahmen“

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„Die Dokumentation unterschreiben zu lassen, erzeugt Verbindlichkeit.“ (Interview  – Head of Risk Management, Windenergiebranche)

Die Dokumentation stellt einen weitere Erfolgsfaktoren für das SCRM dar. Hierbei wird eine Dokumentation der Supply Chain-Risiken (z.B. anhand von Kennzahlen) vorgenommen, die mit den getroffenen SCRM-Maßnahmen einhergehen.

In zahlreichen Experteninterviews und Fokusgruppendiskussionen mit Unternehmensvertretern und Wissenschaftlern wurden bei der Entwicklung des Reifegradmodells folgende, aufeinander aufbauende Maßnahmen identifiziert:

  • Führen Sie im Falle einer eingetretenen Supply Chain-Unterbrechung einen ausführlichen Bericht und analysieren Sie dabei die Gründe, z.B. mit Hilfe einer FMEA (failure mode and effects analysis)
  • Stellen Sie eine Historie der Daten über die wichtigen SCRM-Maßnahmen sicher.
  • Die Dokumentation über die Supply Chain-Risiken sowie über die getroffenen SCRM-Maßnahmen sollte strukturiert erfolgen (Festlegung der Inhalte, Datenherkunft, Häufigkeit, Veranwortlichkeiten, etc.).
  • Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation der SCRM-Maßnahmen revisionssicher (d.h. z.B. Vergabe von Schreibrechten, Änderungen sind nachverfolgbar, etc.) ist.
  • Die Dokumentation sollte mit Hilfe einer speziellen Softwarelösung erfolgen, die mit allen relevanten Systemen des Unternehmens verknüpft ist (Informationssysteme für Supply Chain Risikomanagement, ERP, etc.).

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

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