Wie kann man das SCRM auditieren? Durchführung der Auditierung (6/9): Fragenkatalog (Abschnitt a)

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Nachfolgend finden Sie einen Fragenkatalog, der zur Auditierung des SCRM herangezogen werden kann zu den Themen Transparenz von Supply Chain-Strukturen und Prozessen, Informationen und Abhängigkeiten von Lieferanten und Identifikation.

Transparenz von Supply Chain-Strukturen und Prozessen Sind die wichtigsten, wertschöpfenden Unternehmensprozesse definiert (z.B. von der Entwicklung über die Produktion bis hin zum Vertrieb des Produktes)?
  Besteht eine Zurechenbarkeit von Verantwortlichkeit in diesen operativen Prozessen, d.h. mögliche Risiken und ihre Auswirkungen auf andere Abteilungen sind überwiegend bekannt?

Informationen und Abhängigkeiten von Lieferanten

Existiert eine Auflistung sämtlicher direkt vorgelagerter Lieferanten?
  Sind die wichtigsten Unternehmensdaten (Firmensitz, Produktionsstandorte, Ansprechpartner vor Ort, Handynummern) der direkt vorgelagerten Lieferanten dokumentiert?
  Sind die Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis auf Seiten der Lieferanten bekannt?
  Sind die Wertschöpfungsprozesse der direkt vorgelagerten Lieferanten vollständig bekannt?
  Sind Abhängigkeiten zwischen den vorgelagerten Lieferanten erkannt?
  Werden regelmäßig Informationen über die Lieferanten eingeholt?
  Sind die kritischsten Lieferanten bekannt (Kritische Lieferanten zeichnen sich z.B. durch einen hohen Umsatzanteil aus oder sie liefern Material für eine Vielzahl an Produkten, welches nicht ohne Weiteres ausgetauscht werden kann.)?
  Sind bei einem Ausfall des kritischsten Lieferanten die (finanziellen) Folgen bekannt?
  Wird im operativen Geschäft regelmäßig überprüft, ob bestimmte Fristen auslaufen?
  Wird regelmäßig überprüft, ob Lieferverträge ggf. auf einen neuen Unternehmensstandard überführt werden müssen?
  Werden die Informationen über die Lieferanten regelmäßig mit anderen Abteilungen ausgetauscht?
  Findet alle drei bis fünf Jahre ein Vor-Ort-Besuch der kritischsten Lieferanten statt?
  Existieren strukturierte Vorgaben zur Kommunikation mit den Lieferanten?

Identifikation

Werden operative Supply Chain-Risiken in regelmäßigen Abständen systematisch identifiziert?
  Werden strategische Supply Chain-Risiken in regelmäßigen Abständen systematisch identifiziert?
  Ist ein systematischer Katalog zur Identifikation von Supply Chain-Risiken vorhanden?
  Werden bei der Risikoidentifikation neben unternehmensinternen Risiken auch externe Risiken berücksichtigt?
  Werden die Schnittstellen zu Supply Chain-Akteuren bei der Risikoidentifikation berücksichtigt?
  Besteht die Möglichkeit, neu identifizierte Supply Chain -Risiken kontinuierlich in den Katalog aufzunehmen?
  Werden die Ergebnisse der Supply Chain-Risikoidentifikation am einzelnen Arbeitsplatz schriftlich festgehalten?
  Werden die Ergebnisse der Supply Chain-Risikoidentifikation aus der gesamten Abteilung schriftlich festgehalten?
  Werden Risiken von Supply Chain-Partnern, die negative Auswirkungen für das Unternehmen haben können, bei der Identifikation berücksichtigt?
  Wird die Aktualität der identifizierten Supply Chain-Risiken sichergestellt?
 

Wird die Vollständigkeit der operativen Supply Chain-Risiken sichergestellt?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Die Vorbereitungsphase (4/9): Festlegen der Auditierungspolitik, – konfiguration und -berichterstattung

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Weiterhin ist im Rahmen der Auditierungspolitik festzulegen, ob Auditierungen in einem längerfristigen Auditierungsprogramm geregelt sind oder ob sie nur bei Bedarf durchgeführt wurden. Letztere werden auch „Ad-Hoc-Audits“ genannt. Eng mit der Auditierungspolitik verbunden ist die Gestaltungsvariable Auditierungskonfiguration, welche die Bereiche Regelmäßigkeit/Häufigkeit, Umfang sowie den Fokus umfasst.

Auch die Ausgestaltung der Berichterstattung sollte vorab verabschiedet werden. Hierbei ist ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem für alle Phasen der Auditierung einzurichten. Das System sollte vor allem die allgemeine Kommunikation zwischen dem Auditor bzw. dem Auditierungsteam und dem/den Hauptverantwortlichen ermöglichen. Um eine uneingeschränkte und vertrauliche Kommunikation sowohl innerhalb des Auditierungsteams als auch innerhalb der Organisation sicherzustellen, müssen allen Beteiligten entsprechende Informations- und Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen. Zudem kann ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem eine effiziente Bereitstellung der Ergebnisse fördern und die Anwendung der nachfolgend beschriebenen Auditierungsmethoden ermöglichen.

Umfang und Ablauf des SCRM-Auditierungsprogramms
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Standorte ausgewählt (z.B. Produktions- oder Vertriebsstandorte)?
Wurden die im Rahmen der SCRM-Auditierung zu prüfenden Unternehmensbereiche ausgewählt? (z.B. Logistik, Supply Chain Management, Einkauf, Produktion)
Wurden die SCRM-Auditierungstechniken festgelegt (z.B. Standortbegehung, Anzahl der befragten Mitarbeitern, Beobachtung der Tätigkeiten und der Arbeitsumgebung, etc.)?
Wurde ein Zeitplan für den Ablauf der SCRM-Auditierung aufgestellt (z.B. Reihenfolge, Zeiten und Dauer des Ablaufs einzelner Abteilungen, Genehmigungen und Zugänge)?
Wurde ein Termin für das Kick-off-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurde ein Termin für das Abschluss-Meeting der SCRM-Auditierung vereinbart?
Wurden Kriterien entwickelt, anhand derer die SCRM-Auditierung abschließend bewertet werden kann?

Kommunikation
Wurden die an der SCRM-Auditierung beteiligten Mitarbeiter über den Auditierungszeitraum informiert?
Wurden die zu prüfenden Standorte und Unternehmensbereiche über die Terminabfolge der SCRM-Auditierung informiert?
Wurden die Kommunikationswege während der SCRM-Auditierung festgelegt?
Wurde festgelegt, welchen Mitarbeitern der finale SCRM-Auditierungsbericht übermittelt werden soll?

Dokumentation
Ist der Zugriff auf alle zu prüfenden Dokumente/Nachweise sichergestellt?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle erforderlichen Dokumente mit Anforderungen (“Muss-Dokumente“) vor?
Liegen dem Auditor für die SCRM-Auditierung alle ergänzenden Dokumente vor?
Wurden mögliche inhaltliche Überschneidungen mit anderen Auditierungssystemen bedacht, um Doppelarbeit zu vermeiden?
Wurde eine Checkliste für die SCRM-Durchführung für den Auditor erstellt?

Liegen Ergebnisse vorangegangener SCRM-Auditierungen vor?

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

Wie kann man das SCRM auditieren? Vorbereitung einer SCRM-Auditierung (Teil 1/9)

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Eine langfristige Effizienz des SCRM-Prozesses kann nur erreicht werden, wenn eine umfängliche und alle Phasen begleitende Überwachung der Durchführung des SCRM-Prozesses gewährleistet wird. Hierzu bietet sich eine Auditierung mit SCRM-Bezug an.

In der Risikomanagement-Literatur wird eine den Risikomanagement-Prozess begleitende, zusätzliche Prozessüberwachung bereits intensiv diskutiert, jedoch erfolgte bislang noch keine Übertragung auf das SCRM. Da bisher weder in der wissenschaftlichen Literatur noch in der Praxis der Versuch unternommen wurde, eine SCRM-Auditierung zu entwickeln, haben wir uns im Rahmen unserer Forschung diesem Thema angenommen.

Auszug aus Schröder, M. (2019): Strukturierte Verbesserung des Supply Chain Risikomanagement. In: Supply Chain Management – Beiträge zu Beschaffung und Logistik, Reihen-Hrsg.: Eßig, M.; Stölzle, W., Kersten, W., Springer Gabler: Wiesbaden

SCRM-Reifegradmodell

Um den SCRM-Prozess im Unternehmen bewerten zu können, muss zunächst die Ist-Situation des SCRM im Unternehmen erfasst und diese einer definierten Güte bzw. Reife zugewiesen werden. Dieser Ist-Zustand muss anschließend systematisch mit dem angestrebten Zielzustand verglichen werden, um einen erforderlichen Handlungsbedarf abzuleiten. Hierzu habe ich im Rahmen meiner Habilitation ein umfangreiches, wissenschaftlich fundiertes SCRM-Reifegradmodell entwickelt. Unter der Rubrik “Forschung” finden Sie weitere Informationen zum Inhalt des Modells.

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